Dados mal coletados: um erro que custa milhões às empresas

Empresas que estão lutando para aprender mais sobre os hábitos de trabalho dos seus empregados – e como fornecer espaços mais eficientes – levaram a um boom em proptech, um termo da indústria para tudo, desde o uso de realidade aumentada até o design de escritórios e o gerenciamento de grandes portfólios imobiliários.

Mas há sinais de que alguns empregadores estão avançando tão rápido que se arriscam a tomar decisões com base em dados ruins.

“As empresas estão rapidamente tentando tornar os seus escritórios mais produtivos e colaborativos para os funcionários”, diz William Chong, diretor que lidera a análise de locais de trabalho e Internet das Coisas na JLL em Cingapura. “No entanto, estamos vendo muitas empresas baseando as suas decisões em dados incorretamente coletados ou errados”, alerta.

Um grande banco, por exemplo, queria entender recentemente como o seu escritório de um ano de idade estava funcionando para os funcionários. Sensores foram instalados sob as cadeiras para monitorar o seu uso. Infelizmente, os empregados passavam muito tempo em reuniões, em pé. Com os assentos vazios, os dados coletados apresentavam uma grande margem de erro e não podiam ser usados para tomadas de decisões.

“Dados ruins podem levar a decisões erradas sobre a criação ou o gerenciamento do espaço, o que pode custar milhões às empresas”, afirma Chong.

Há uma década, a maioria dos funcionários de escritório trabalhava em suas mesas. Agora, o mesmo empregado pode estar de manhã em um espaço colaborativo com sofás, mudar para uma bancada tradicional depois do almoço e terminar o dia aconchegado em um local silencioso. De acordo com o estudo Fifth Biennial Global Benchmarking, de 2018, essa tendência está crescendo e expandindo-se a todos os setores, incluindo o de Recursos Humanos e o Financeiro.

Os empregadores vêm tentando entender melhor como todos esses espaços estão sendo utilizados, e esse esforço pode ajudar a reduzir custos e aumentar a produtividade dos funcionários.

Os sensores de ocupação são uma maneira de monitorar como as pessoas estão fazendo uso dos espaços de trabalho flexíveis. A solução, contudo, não é tão simples como somente instalá-los nos escritórios.

“Quando se coleta dados para dar suporte a decisões no mercado imobiliário, é importante se aprofundar em cada fonte de dados para entender as suas limitações e taxas de erro”, comenta Chong. “Os dados podem nem sempre ser adequados ou precisos suficientes para guiar as suas decisões”, acrescenta.

Não são apenas os escritórios tradicionais que estão preocupados em coletar dados. Espaços de coworking também intensificaram a busca por maneiras de melhorar as experiências de seus usuários – e de aumentar a receita.

A Company Singapore, um espaço de coworking, recorreu a instalações de sensores ambientes e de contadores de pessoas de alta precisão e a sistemas tecnológicos para coletar e analisar os dados sobre o seu espaço.

Os sensores indicaram estações de trabalho não utilizadas e uma sala de reunião que estava quase sempre vazia. “Coletar dados em que confiamos é só a parte um”, declara Jethro Quek, gerente geral da Company Singapore. “Depois, temos que agir de acordo com as informações. Colocamos monitores nas estações que não vinham sendo utilizadas, torando-as mais atraentes, e transformamos essa sala de reunião em um local com redução sonora. Essas pequenas mudanças aumentaram a ocupação do nosso espaço e a satisfação de todos”, comemora.

Existem diversas soluções emergentes, de variados fornecedores. “Usar Internet das Coisas para reunir dados para apoiar tomadas de decisões é inevitável. É importante que as empresas selecionem os sensores e as soluções corretos para atender às suas necessidades. Isso requer mais do que um orçamento. É preciso fazer uma avaliação rigorosa e ter perícia para saber o que funciona ou não”, adverte Chong, da JLL.

Nos próximos três a cinco anos, a necessidade de entender a utilização dos espaços só aumentará, alavancada por empresas que procuram atrair os melhores talentos e por proprietários competindo por receitas. Embora não haja uma solução perfeita em Internet das Coisas, são muitas as erradas.

O grande banco mencionado no início deste texto introduziu recentemente um novo modelo de sensor. Com isso, agora consegue medir a sua ocupação independentemente de os funcionários estarem em pé, sentados ou caminhando, reunindo dados precisos para tomar decisões que melhorem a eficiência do seu espaço.

“Escolher a solução certa para coletar bons dados pode ser desafiador”, afirma Chong. “Mas, uma vez que as empresas têm os dados certos, ganham um recurso inestimável na criação e no gerenciamento dos locais que oferecem suporte ao seu maior ativo: as suas equipes”, conclui.