Pesquisa mostra que 66% das empresas já controlam o uso dos espaços no escritório

É crescente o número de empresas que utilizam ferramentas de controle de utilização de espaços para planejar e tomar decisões. O comportamento faz com que equipes de real estate sejam cada vez mais proativas em relação às demandas do negócio. A conclusão é do Guia de Benchmarking de Ocupação 2018-2019, da JLL, que ouviu 108 líderes de 69 organizações que fazem negócios com a consultoria imobiliária no mundo.

Segundo a pesquisa, 66% dos entrevistados controlam a utilização dos seus espaços, com níveis semelhantes globalmente. América Latina e América do Norte têm níveis iguais, de 64%; atrás de Ásia-Pacífico, com 65%; e de Europa, Oriente Médio e África, que lideram, com 72%.

“Grandes corporações já veem o controle de utilização dos espaços como um diferencial para análises estratégicas que podem trazer redução de custos”, diz Roberta Hodara, especialista em Occupancy Planning, Change Management e Workplace da JLL.

Ter subsídios para planejamento e a geração de relatórios de vacância são os principais motivos para adotar o controle de utilização dos espaços, de acordo com os entrevistados do guia. Mas os benefícios vão além:

• Melhoria da experiencia dos ocupantes pela otimização das instalações existentes;
• Eliminação do risco de superlotação ou subutilização do espaço, afetando negativamente a
  experiência do ocupante;
• Retorno sobre o investimento no local de trabalho, determinando um coeficiente de utilização real
  que justifique o investimento no espaço;
• Indicativos para saber se as práticas de gestão de mudança da empresa são eficazes, analisando o
  alinhamento entre o espaço e o comportamento da equipe;
• Redução de custos excessivos, entendendo a capacidade não utilizada no edifício ou nos andares.

Observações visuais ainda são o principal método de controle de utilização dos espaços (65%); seguido de leitores/wearables (56%) que usam dados de crachá, monitores ou outros aplicativos; conexão wi-fi (20%), sensores (15%) e outros meios (8%). Mas a maioria das empresas (43%) utiliza em conjunto a observação visual e a tecnologia.

Uma abordagem orientada pela tecnologia possibilita mais pontos de coleta de dados, bem como informações mais precisas. Por isso, os estudos de utilização de espaço estão tendo sua duração reduzida. Em 2017, 42% dos entrevistados conduziam estudos contínuos de utilização dos espaços, mas o número caiu para 30% agora. Por outro lado, estudos com duração de duas semanas ou menos passaram de 31% em 2017 para 45% em 2018.

Salas de reunião mal dimensionadas, que ficam subutilizadas na maior parte das vezes, desperdiçando recursos, são um tema global, segundo Roberta Hodara. Na sede da JLL, em Chicago, por exemplo, um estudo com sensores em cadeiras e mesas mostrou que a maioria das salas de reunião está subutilizada, com apenas três ou quatro pessoas normalmente alocadas em salas que comportam 13 pessoas ou mais.

Para a especialista, a situação demonstra que os espaços foram dimensionados de modo equivocado. “Para projetar espaços de trabalho adequados temos que entender a dinâmica de cada empresa com estudos aprofundados da rotina das equipes, incluindo volume e tipo de reuniões, e não somente replicar tendências”, alerta.

O estudo na sede da JLL foi feito com o Utilization IQ, uma nova e exclusiva plataforma que recebe dados de várias fontes e fornece insights para planejar o uso dos espaços de maneira mais inteligente.

Roberta explica que não existe uma fórmula exata para determinar o tamanho do espaço, mas ressalva que é necessário entender de maneira detalhada a rotina de cada cliente para propor uma solução adequada.

“Atualmente, os colaboradores podem fazer sua reunião em espaços abertos, talvez até em pé, tomando um café ou almoçando. A tradicional sala de reunião não deixará de existir, mas hoje é uma das tipologias possíveis de espaço”, afirma.