Banco usa tecnologia para aprimorar a gestão de seu portfólio imobiliário

O setor financeiro está passando por profundas transformações. Com a chegada das fintechs, os bancos tradicionais passaram a buscar maior competitividade por meio do aumento da eficiência. Neste cenário, a JLL Technologies auxiliou uma grande instituição financeira a melhorar a performance do seu portfólio imobiliário com a utilização de um novo sistema de gestão, o Tririga, que promove a integração das informações e a redução de custos operacionais. 

Uma boa gestão dos ativos imobiliários é sempre um desafio para as empresas e pode ser ainda maior para bancos que possuem muitos imóveis por todo o país. A área de tecnologia da JLL atuou na implementação do sistema de gestão de patrimônio Tririga, no qual é especializada.

O objetivo do projeto era garantir que o departamento de patrimônio do banco tivesse uma governança mais eficiente na implementação dos módulos de Gestão de Ativos (portfólio), Manutenção (corretivas, preventivas e garantias) e Capital Project (compras, custos e fornecedores).

A JLL atuou desde a introdução à estratégia de implementação do novo sistema, com análise dos dados, treinamentos e testes de aceite final até as validações de dados de interfaces com o SAP e implantação final (go live).

A parceria teve início em julho de 2019. Um dos pontos de destaque foi o treinamento prático de duas semanas oferecido ao time de patrimônio de prédios e agências, por meio de acesso ao ambiente de teste.

“Trabalhamos para minimizar o risco de se pagar mais por menos, de ter retrabalho em entregas inconsistentes e, consequentemente, um alto número de change requests, além de atrasos nas homologações do escopo do patrimônio”, diz Poliana Brandão, líder da JLL Technologies na América Latina.

O engajamento da equipe da JLL com o time do cliente garantiu clareza sobre o funcionamento da nova ferramenta e a adequada conexão aos processos já existentes. “Demonstramos à equipe do banco todas as possibilidades e funcionalidades padrões do Tririga, potencializando o conhecimento do time para discussões de requerimentos com o desenvolvedor”, explica Poliana.

O treinamento oferecido pela JLL abordou operações e manutenção, porém, com uma visão geral de como os módulos se integram e a importância de a ferramenta ser configurada corretamente para que o banco pudesse obter todos os benefícios do Tririga, como:

• Visão geral e configuração do gerenciamento de manutenção;
• Gerenciamento de pedidos;
• Manutenção preventiva;
• Contratos de manutenção;
• Atribuição de tarefas e entrada de horário;
• Projetos de Facilities;
• Faturamento;
• Inventário;
• Admin e configurações do Tririga.

“Trouxemos todas as boas práticas aplicadas em cada módulo e, a cada reunião de que participávamos e nas entregas do documento funcional de design, fazíamos as validações e sugeríamos melhorias que deveriam ser parte das entregas padrões. Com isso, elencamos os itens que seriam importantes e que trariam maior eficiência aos processos atuais”, diz Poliana, sobre os benefícios da parceria.

Na participação dos comitês executivos, a JLL contribuiu com a identificação de lacunas e a criação de planos de mitigação de riscos eminentes para o projeto, assim como na proposta de soluções de otimização de processos de manutenção, área em que também é especialista.

A JLL teve o cuidado de oferecer um suporte atencioso à equipe de patrimônio do banco, orientando no endereçamento correto e no prazo das demandas de validação dos processos  dentro do requerimento do escopo, na preparação dos dados para a migração e nos testes de homologação das sete entregas do time de desenvolvimento: Ativos, Manutenções Corretivas, Manutenções Preventivas, Contratos, Contratação Pontual, Perfil de Acesso e Pagamentos.

“Conseguimos trazer transparência para o banco de todos os itens que seriam relevantes à entrega e à operação. Nosso diferencial é conhecer o negócio do cliente graças à nossa parceria de anos e, assim, saber aplicar as boas práticas e processos de acordo com a necessidade e com as possibilidades da ferramenta. Agradecemos pela confiança no nosso time de soluções digitais”, conclui a executiva da JLL.