A transformação digital chegou às reuniões de condomínio

Duas ou três vezes por ano, como institui a Lei 10.406/02, os condomínios devem convocar assembleias para discutir problemas, debater melhorias e projetos, aprovar as contas e, quando for necessário, eleger síndico e conselho. Antes da pandemia, essa obrigação era cumprida em reuniões presencias, que costumavam se arrastar por horas e ter baixa adesão. Mas essa foi mais uma das rotinas transformadas pela COVID-19. 

Diante da necessidade de manter o distanciamento social para a segurança das pessoas, os condomínios residenciais, comerciais ou industriais podem tornar digitais suas assembleias, como afirma Heron Lacerda, advogado da JLL.

“Mesmo depois que a pandemia acabar, vemos que esse é um caminho sem volta em razão dos benefícios desse formato”, afirma.

Antes da COVID-19, já existiam no mercado ferramentas para isso, mas, como em muitas outras áreas, a pandemia acelerou essa migração, e o novo formato tem agradado aos envolvidos.

De quando foi aprovada, em 12 junho de 2020, a 30 de outubro do mesmo ano, a Lei 14.010 – derivada do Projeto de Lei 1.179/2020 – amparou juridicamente a realização de assembleias virtuais. Desde então, o mercado aguarda a edição de outra legislação que prorrogue a legalidade desse modelo, o que ainda não ocorreu. Mesmo assim, muitos empreendimentos continuam com essa prática, o que faz todo o sentido, considerando as regras sanitárias, que proíbem aglomerações.

“Desde novembro, estamos no limbo. Há uma corrente que acredita na validade das assembleias virtuais mesmo que não estejam previstas na convenção do condomínio. Há outro grupo que defende que devem estar expressamente aprovadas. Há o risco de que todos os atos sejam invalidados, mas a verdade é que não sabemos como o Judiciário vai se portar nesse assunto caso ocorra uma contestação”, explica Lacerda.

Por segurança jurídica e para evitar problemas, a primeira providência a ser tomada para a transformação digital dos condomínios é a alteração de sua convenção, incluindo a assembleia virtual ou híbrida como instrumentos para a gestão condominial.

“Essa decisão precisa de um quórum qualificado de dois terços dos condôminos, o que não é muito simples, visto que estamos em plena pandemia e temos de evitar aglomerações. Aqueles condomínios que não fizeram esse ajuste de junho a outubro, quando estavam respaldados legalmente, terão dificuldade agora”, completa o advogado. 

Os benefícios do modelo virtual são muitos. Vão desde a maior agilidade e o foco na reunião até a rastreabilidade, já que toda a reunião pode ser gravada. A pauta, as explicações sobre ela, as perguntas ou os comentários e os esclarecimentos, a lista de presença e o resultado das votações ficam arquivados e fazem parte da ata da reunião para registro em cartório.

“Calculamos que o investimento em uma ferramenta específica se paga em poucos meses, dependendo do tamanho da administradora”, explica o consultor de tecnologia da JLL Technologies, Vinícius Santos.

Para o condômino, os principais benefícios são a conveniência de poder participar da reunião de onde estiver por meio do celular ou do computador. As assembleias podem ser ao vivo ou por um período determinado, em que o condômino consegue entrar e participar a qualquer momento.

Segundo Vinícius, se optar por uma ferramenta específica em vez de aplicativos de conferências, o condomínio tem maior segurança, já que os condôminos são cadastrados e fazem o acesso com login e senhas pessoais e intransferíveis. Além disso, todo o rito exigido por lei para as assembleias condominiais estará contemplado. “Todas as etapas têm de ser cumpridas, antes, durante e depois da assembleia. Só muda o formato”, comenta Heron Lacerda.

Gabriela Rocillo, gerente predial da JLL, afirma que a assembleia digital reduz em 75% o custo de cada uma dessas reuniões em relação ao modelo presencial, que pode demandar gastos com locação de móveis e equipamentos, além de deslocamentos e hora extra da equipe de administração predial no caso de eventos residenciais, que costumam ser noturnos.

“A adesão é muito maior. A experiência mostra um crescimento de 200% na participação dos condôminos, e as pessoas evitam riscos de contaminação neste período de pandemia”, compara Gabriela.

“A transformação digital é uma realidade em praticamente todos os setores, e não é diferente no mercado imobiliário. Estamos atentos às melhores soluções e práticas empregadas nos mais de 80 países em que atuamos e investimos fortemente em soluções tecnológicas, garantindo a melhor experiência para todos os nossos clientes. O modelo virtual de assembleias é mais uma entre as inúmeras ações que agregam segurança e eficiência operacional aos nossos clientes, ajudando a nos posicionar como uma empresa de tecnologia voltada para o mercado imobiliário”, afirma Murillo Azevedo, responsável pelo planejamento estratégico da área de Gerenciamento de Propriedades da JLL.