Opinião

Não cometa esse erro comum no planejamento de ocupação

A transformação na direção de uma maior densidade no local de trabalho e compartilhamento de mesas estão desafiando uma antiga noção de que “pessoas” e “assentos” são equivalentes para fins de planejamento.

15 de Outubro de 2017

Em um mundo de planejamento de escritórios, onde os assentos não mais equivalem automaticamente às pessoas, as proporções são importantes. Mudanças simultâneas em direção a uma maior densidade no local de trabalho e compartilhamento de mesas estão desafiando uma noção de décadas de que “pessoas” e “assentos” são equivalentes para propósitos de planejamento.

Qualquer pessoa que tenha se envolvido em um planejamento, projeto ou construção de escritório encontrou, sem dúvida, a métrica mais comum do setor imobiliário: a densidade do local de trabalho. Uma medida enganosamente simples, a densidade é tipicamente expressa em metros quadrados de espaço alocado por pessoa (“metros quadrados / pessoa”) e comumente usada para indicar o número de assentos presentes (ou prestes a estar presentes) em um local de trabalho, relativo à área total.

Observe como dissemos que os metros quadrados designados por pessoa geralmente significam metros quadrados por assento? Você achou isso estranho ou confuso?

Não? Então, há algo que você precisa saber.

Os erros de cálculo na proporção dos escritórios tornaram-se comuns com a adoção do espaço de trabalho aberto, esquemas de compartilhamento de escritórios e maior comparecimento diário à empresa. Esses erros podem custar caro ao superprovisionamento ou ao subprovisionamento de recursos, pois isso pode afetar a produtividade e a experiência dos funcionários. No entanto, arquitetos e designers nem sempre acertam.

Além de desafiar quais variáveis - assentos ou pessoas - usamos nos cálculos de planejamento do local de trabalho, novas formas de trabalhar também têm impacto sobre como essas variáveis influenciam nossos projetos. Do mobiliário à tecnologia para serviços e comodidades do edifício, os índices tradicionais não se aplicam mais.

Onde estão as minhas coisas?

Um aumento dos programas de compartilhamento de mesas levou a uma mudança de mindset sobre como e onde os funcionários móveis devem manter os pertences pessoais e os arquivos confidenciais, caso não tenham mais as gavetas das mesas dedicadas e bloqueáveis. A resposta mais comum é instalar armários de escritório. Mas quantos você realmente precisa? O número de armários necessários para o seu projeto pode variar dependendo da estratégia de trabalho da empresa e dos protocolos pretendidos. Por exemplo:

  • Como um primeiro passo para implementar o compartilhamento de mesas no futuro, você pode optar por fornecer armários para a equipe que ainda tenha assentos fixos. Neste caso, apenas um armário por assento é necessário.
  • Ao fornecer "armários para o dia" para funcionários móveis, como a maioria das academias fazem para os membros, você precisa apenas de um armário por pessoa que você espera no escritório em um dia normal.
  • Ao atribuir armários permanentes à equipe em um novo ambiente de assentos compartilhados, geralmente para facilitar o impacto da mudança no local de trabalho, você precisa agora de um armário individual para cada pessoa designada ao ambiente de assentos compartilhado, independentemente de quantos estão no escritório todos os dias.

A tecnologia certa nos lugares certos

Nos locais de trabalho herdados, você pressupõe que o departamento de TI forneceria um pacote completo por mesa. Uma estação de trabalho típica incluiria um computador desktop, monitor (es), telefone, fone de ouvido e periféricos. Tradicionalmente, todo funcionário usaria o mesmo equipamento todos os dias.

Em locais de trabalho modernos, particularmente aqueles com mesas compartilhadas, é necessária uma abordagem mista.

Por exemplo, itens fixos, como monitores de computador, telefones, dockstations e periféricos (por exemplo, mouse e teclado) ainda serão alocados de acordo com o número de assentos individuais porque eles geralmente “vivem” em um mesa; os trabalhadores móveis normalmente não sentem um senso de propriedade por eles. Por outro lado, muitas organizações fornecem fones de ouvido telefônicos pessoais para trabalhadores móveis para superar problemas de saúde e higiene. Em uma configuração de mesa compartilhada, isso significaria que todos os trabalhadores móveis atribuídos a esse escritório receberiam um fone de ouvido pessoal.

Ajustar as taxas de estacionamento

As taxas tradicionais de estacionamento - geralmente indicadas como o número mínimo de vagas necessárias por espaço de escritório - são enfatizadas em programas de densidade de assentos e de compartilhamento de mesas mais altos. Combinadas, essas práticas aumentam o número de mesas e pessoas em um determinado escritório diariamente. Como resultado, uma empresa pode achar que não tem vagas de estacionamento suficientes depois de anos tendo muitas.

Dependendo da sua situação, você pode não conseguir alterar a oferta de vagas de estacionamento alocadas para sua empresa, mas pode ser mais inteligente com relação à previsão de demanda. Ao monitorar quantos funcionários estão presentes no escritório todos os dias, você pode identificar horários de pico e procurar soluções alternativas, como caronas, serviços de transporte e incentivos de transporte público. Obviamente, identificar a estratégia certa de utilização do local de trabalho para sua organização carrega seus próprios desafios.

Independentemente da abordagem adotada, fica claro que a simples atribuição de vagas de estacionamento pela densidade média dos assentos não é mais compatível com os locais de trabalho dinâmicos atuais. Em vez disso, é melhor se concentrar nas pessoas e nos padrões de ocupação.

E como para o estacionamento, o mesmo se aplica para banheiros e outras características da instalação.

Mantendo as proporções no seu radar

Para evitar cometer um erro embaraçoso e potencialmente caro, você deve construir uma cultura de conscientização, vigilância e permissão dentro de suas equipes de projeto. Considere nomear um “Revisor de Proporção” para desafiar suposições e compartilhar publicamente exemplos de onde erros potenciais foram detectados antecipadamente (por exemplo, esquecer que todos precisarão de seus próprios fones de ouvido).

Não seja tímido: na próxima vez que alguém lhe fornecer uma planta baixa com uma métrica de densidade do local de trabalho calculada como metro quadrado por pessoa, rasure-a. Escreva "Você quer dizer assentos" e envie-os de volta à prancheta. Seu programa no local de trabalho agradecerá.