Qual estratégia de utilização de espaço é a ideal para você?

Escolher a estratégia de monitoramento de utilização correta pode o diferencial para o seu local de trabalho (e sua empresa) se destacar na multidão. Quando você conhece os detalhes sobre como seu espaço funciona, você ganha um layout mais inteligente, pessoas mais felizes e um uso melhor dos recursos.

Infelizmente, muitas empresas acham que seu investimento sai pela culatra. Eles realizam estudos com sensores caros e desnecessários que não atendem aos objetivos de negócios, não fornecem informações acionáveis ou não geram economias

Certamente, a quantidade de ferramentas de monitoramento baseadas em tecnologia gera confusão e dificulta a escolha. Mas não seja caia na pegadinha da tendência. A melhor opção para medir como o seus funcionários trabalham pode ser mais direta do que você imagina.

A chave é combinar o escopo de sua solução com os objetivos de negócios e as realidades de implementação.

Existem quatro níveis de monitoramento de utilização. Escolher o caminho certo para você dependerá do estado atual do seu escritório e de quais informações você precisa reunir para fazer as melhorias desejadas. Uma coisa importante a lembrar é andar antes de correr. Suas técnicas de monitoramento crescerão junto com você à medida que sua estratégia espacial amadurece.

• Para quem é: empresas com escritórios que têm um assento atribuído a cada pessoa e ambientes mais tradicionais. É ideal se você estiver preocupado com a vacância ou superlotação do escritório.
• Ferramentas a serem consideradas: observação com o olho humano.
• O que ele resolve: quantas pessoas estão no escritório em um determinado dia? Em um dado momento? Quanto do nosso espaço está sendo usado? Quais espaços são populares versus vagos?

• Para quem é: empresas que têm uma pequena vacância na estratégia tradicional de “mesas fixas”, mas também aplicam algum nível de compartilhamento de mesa. É ideal quando o uso diário do espaço por uma pessoa está se tornando menos importante, mas os planos de crescimento podem levar a um excesso de ocupação.
• Ferramentas a considerar: Sensores de mesa permanentes, triangulação de Wi-Fi, dados de crachá de identificação de funcionários.
• O que ele resolve: como exatamente nosso espaço atual está sendo usado? Se as pessoas podem trabalhar em qualquer lugar, onde elas estão realmente trabalhando? Quais espaços estão sendo mais usados? E menos usados? Onde precisamos de mais ou menos investimento?

• Para quem é: empresas cujos escritórios estão começando a reagir com inteligência ao engajamento das pessoas com o espaço. Os níveis de aquecimento e iluminação mudam quando alguém entra ou sai de um espaço, há sinalização fora das salas de reunião mostrando se estão disponíveis ou não, etc.
• Ferramentas a serem consideradas: sistemas avançados de gerenciamento predial, transmissores bluetooth, sensores de iluminação, estreita colaboração com o TI.
• O que ele resolve: como podemos tornar nosso espaço mais conveniente para os funcionários? Que mudanças podemos fazer, aparentemente em segundo plano, para tornar o espaço mais confortável? Como podemos moldar nosso escritório para antecipar e adaptar-se às necessidades dos colaboradores, para que eles não precisem se preocupar com isso?

• Para quem é: empresas com escritórios dinâmicos e conectados. Os funcionários são móveis - dentro e fora do escritório. Eles se movimentam pelo escritório e usam o espaço que é melhor para eles a qualquer momento e manipulam ativamente esses ambientes para melhor atender às suas necessidades em tempo real.
• Ferramentas a serem consideradas: localização em tempo real e dados de redes sociais, aplicativos móveis.
• O que ele resolve: como podemos capacitar nosso pessoal para aproveitar ao máximo o espaço - e o espaço ao seu redor - a qualquer momento? Como eles podem trabalhar com o ambiente de escritório para melhorar sua experiência, estejam eles no escritório ou não? 

Qual nível de utilização parece mais com sua organização? A abordagem "certa" mudará à medida que sua estratégia de trabalho evoluir. Chegar à solução certa agora requer apenas um pouco de autoconsciência organizacional. Por que você precisa dos dados? O que você pode pagar? E como os dados serão usados?

Limite seu escopo e selecione as soluções que fazem sentido para suas metas e que estejam alinhadas com seu orçamento. Depois de entender como os funcionários realmente usam o espaço, você pode adaptá-lo ao seu dia de trabalho e tem um business case melhor para a mudança.