5 tips for managing workplace disruption during the
coronavirus pandemic

Aparentemente da noite para o dia, a pandemia de Coronavírus extrapolou os limites de quão longe as empresas pensavam que as políticas flexíveis para o local de trabalho poderiam chegar. Mesmo organizações com culturas mais tradicionais no local de trabalho, como empresas de serviços públicos e universidades, estão orientando suas equipes a trabalharem remotamente em um esforço para prezar pela saúde dos funcionários e diminuir a propagação do vírus. E as empresas que já tinham um número substancial de funcionários trabalhando remotamente antes da crise têm percebido que precisam ampliar rápida e inesperadamente seu programa de trabalho remoto por um longo período.

Para empresas de todas as regiões e setores, a disrupção no local de trabalho pode ser inevitável. As empresas que gerenciarem essa disrupção efetivamente estarão bem posicionadas não apenas para manter as operações durante o surto, mas também estarão melhor preparadas para futuras crises. À medida que os funcionários levam seus laptops para trabalhar remotamente, estrategistas e líderes de real estate corporativo têm um papel fundamental na formação de uma cultura e de comportamentos produtivos e motivacionais no local de trabalho, onde quer que esse trabalho seja feito.

Confira algumas dicas para garantir que os funcionários tenham as ferramentas e o apoio necessários para serem produtivos, eficazes e conectados ao trabalhar remotamente.

1. Priorize a saúde e o bem-estar

Conforme o COVID-19 se espalha para um segmento cada vez maior da população global, a prioridade neste momento de crise deve ser a saúde de seus talentos, clientes, fornecedores e outros stakeholders. Diversas empresas estão demonstrando seu compromisso em diminuir a propagação do vírus fechando instalações (ou partes delas) e implementando um plano de trabalho remoto.

Embora ter os funcionários trabalhando em "bolhas independentes" em suas casas mantenha um grande segmento de trabalhadores em segurança, e aqueles funcionários que não podem fazer seus trabalhos remotamente? Algumas empresas colocaram em quarentena áreas funcionais críticas que precisam seguir operando, isolando espaços físicos onde esses funcionários podem fazer seu trabalho sem entrar em contato com outras pessoas. Algumas companhias de energia estão inclusive considerando a ideia de que seus principais operadores durmam no local para minimizar a exposição aos germes.

Essas medidas podem parecer extremas e certamente serão desmanteladas quando o distanciamento social não for mais necessário, mas uma coisa que a pandemia deixou clara é a importância de prestar atenção às questões de "saúde no edifício", como ventilação, filtragem do ar, limpeza e preparação para a gestão das instalações. O desejo de trabalhar em edifícios saudáveis não desaparecerá tão cedo.

2. Crie a infraestrutura certa para o local de trabalho virtual

Em sua essência, um local de trabalho virtual inclui muitos dos mesmos elementos de um físico: espaços para colaborar, compartilhar ideias e realizar o trabalho. No entanto, pode ser necessário um grande esforço para garantir que cada funcionário tenha a tecnologia básica para ser eficaz nesse ambiente virtual: laptops, VPN (rede privada virtual), sistemas de compartilhamento de arquivos, acesso a softwares essenciais, telefone celular e Wi-Fi de alta velocidade em casa.

Além dessa infraestrutura básica, as empresas precisam fornecer acesso às ferramentas corretas de colaboração e comunicação para trabalhar virtualmente em conjunto. Quando planejamos locais de trabalho, geralmente pensamos em espaços adjacentes para que as pessoas que precisam colaborar fiquem próximas umas das outras. Agora precisamos descobrir como recriar o conceito de espaço adjacente online. Desde aplicativos internos de chat e mensagens, até soluções de videoconferência, proporcionar aos funcionários as ferramentas para se comunicar e oferecer treinamento sobre como usá-las pode fazer toda a diferença entre uma empresa conectada e um grupo de pessoas que trabalham em silos.

Pode ser útil ter um gestor ou uma equipe gestora do local de trabalho digital para dar apoio às pessoas que passem a trabalhar remotamente. Uma equipe de suporte pode incluir um designer do local de trabalho que forneça os conselhos e as ferramentas necessárias para organizar uma estação de trabalho ergonômica em casa, bem como um Help Desk virtual para ajudar os funcionários a lidar com as complexidades da configuração de seus sistemas.

3. Enfrente os abismos de produtividade/engajamento com iniciativas culturais virtuais

Em uma nova realidade, quando até cafés e bares estão fechados em muitas cidades, trabalhar em casa com pouca interação pessoal por um período de tempo pode fazer com que algumas pessoas se sintam isoladas, com possíveis implicações na diminuição da produtividade e do engajamento.

As empresas precisam ter uma atitude proativa para combater esses impactos, tomando medidas para garantir que os funcionários ainda se sintam conectados, mesmo que estejam fisicamente distantes. Conversas em cafés virtuais, happy hours ou clubes de leitura, além da socialização baseada em jogos e avatares, podem contribuir muito para alcançar esse objetivo. Podem até não ser um substituto perfeito para os lounges cuidadosamente selecionados, cafés e eventos comunitários que uma experiência em um escritório bem planejado proporciona, mas ajudam a manter um senso de comunidade até que a rotina volte ao normal.

Ao pensar em como reforçar a cultura organizacional, é importante compreender os diversos desafios que os funcionários precisarão enfrentar durante o distanciamento social do COVID-19. Um funcionário extrovertido trabalhando sozinho em um apartamento pequeno pode sentir uma solidão profunda, enquanto pais podem estar sob intensa pressão para cuidar de crianças pequenas ou gerenciar a educação em casa em meio ao dia de trabalho. Sendo assim, o desejo/capacidade de cada um de participar de eventos culturais virtuais pode ser diferente, mas todos os funcionários são beneficiados com chamadas telefônicas ou de vídeo com suas equipes diretas sobre assuntos relacionados ao trabalho e ferramentas de colaboração digital que facilitam o trabalho conjunto.

4. Explore locais de trabalho alternativos além de casa e do escritório

Em alguns casos, os funcionários não poderão ir ao escritório corporativo como habitual, mas trabalhar em casa não é uma opção - ou porque a natureza da função é sensível demais para ser realizada em um local não seguro, é preciso acesso a equipamentos ou programas inacessíveis remotamente, ou porque seu ambiente doméstico não é adequado para o trabalho.

That’s why some organizations are assessing alternative work sites, such as sterilized Por isso, algumas empresas estão avaliando locais de trabalho alternativos, como espaços de coworking esterilizados. Se você está considerando essa opção, é importante ter um entendimento claro dos processos de higiene, cronograma dos funcionários e de quem terá acesso às instalações. A longo prazo, mais empresas verão o valor de identificar uma rede de locais de trabalho alternativos onde os funcionários possam ser produtivos durante situações de emergência.

5. Trate a comunicação como uma via de mão dupla

Uma comunicação clara é essencial para ter transparência durante momentos de rápidas mudanças. Estabeleça protocolos e diretrizes em seus planos de resposta ao surto de doença infecciosa para compartilhar as informações com funcionários e empresas parceiras. Uma página de intranet pode servir como uma maneira para os funcionários terem acesso a qualquer informação que estejam procurando sobre as políticas e atualizações do COVID-19 no local de trabalho. 

Igualmente importante, evite a falta de comunicação, garantindo a divulgação apropriada das informações e evitando "fake news" ou "infodemias" (Uma "infodemia" é um excesso de informações, algumas verídicas e outras não, que dificulta que as pessoas encontrem fontes e orientações confiáveis quando precisam.).

Reconheça que os funcionários terão muitas preocupações sobre o impacto, não apenas em sua jornada de trabalho, mas também sobre as implicações a longo prazo para a economia e seu cargo. Comunique-se com antecedência e com frequência sobre os impactos da pandemia em seus negócios e sobre as expectativas para os funcionários durante esse período e crie canais de feedback para que os funcionários compartilhem suas preocupações e perguntas.

Como o COVID-19 mudará o futuro do trabalho?

É impossível prever as implicações a longo prazo da mudança repentina e maciça de hoje para o trabalho remoto, mas alguns resultados são esperados. Um deles é que tanto funcionários como líderes abrirão seus olhos para o valor que pode ser alcançado quando cada indivíduo tem liberdade para trabalhar onde e quando fizer mais sentido, o que pode ser em suas casas, ao menos parte do tempo. No entanto, é igualmente provável que vamos sair desse período desejando a interação pessoal que nos faz tanta falta e com uma melhor compreensão de como o espaço físico influencia a maneira como nos sentimos e trabalhamos todos os dias. Os estrategistas e designers do local de trabalho terão um papel cada vez mais importante para moldar o futuro dos lugares e espaços onde podemos nos reunir para trabalhar produtivamente, conectar-nos e inspirar-nos.

DISCLAIMER: A JLL e respectiva equipe não estão autorizadas ou qualificadas para orientá-lo ou influenciá-lo na preparação dos seus planejamentos ou preparativos de continuidade corporativa sob uma perspectiva de saúde e políticas públicas. Embora estejamos nos esforçando para garantir o fornecimento de uma lista atualizada de recursos disponíveis publicamente, todos os detalhes sobre o COVID-19, bem como as implicações em saúde e políticas públicas, devem ser abordados sob a recomendação de um especialista independente.