Como conseguir um espaço de trabalho funcional e que estimule a produtividade

Um espaço de trabalho bem pensado, no local certo e com os serviços adequados pode aumentar o engajamento da equipe e, consequentemente, melhorar os resultados do negócio. Então, que tal colocar a produtividade como prioritária na hora de estruturar o seu escritório?

Um espaço de trabalho bem dimensionado pode gerar inúmeros benefícios, que vão além do valor do metro quadrado. A JLL é um exemplo de empresa que possui uma equipe especializada para ajudar na busca, na implementação e na manutenção do ambiente como um todo, analisando se o imóvel atende adequadamente às necessidades dos seus ocupantes.

Veja a seguir as dicas dos especialistas da JLL para a sua empresa ter um espaço de trabalho que estimula a produtividade.

A localização é um fator muito importante na busca de um imóvel e são diversas as variáveis a serem consideradas, desde o posicionamento da marca até o impacto do lugar na operação e na satisfação dos colaboradores. O impacto na produtividade de um funcionário não se dá apenas no escritório, mas também no tempo de deslocamento de sua residência até seu espaço de trabalho, levando em consideração ainda o traslado até clientes e fornecedores. 

Definir a hora certa para mudar também é uma decisão estratégica. Isso deve ser feito com análises que contemplem o momento atual do mercado imobiliário, assim como a perspectiva futura, evitando surpresas que poderão surgir quanto a valores de aluguel e disponibilidade de espaço na região desejada.

Conheça alguns pontos a serem considerados na hora da decisão:

• Como a mudança afetará o tempo de deslocamento dos meus funcionários?
• O local onde estou reflete o meu posicionamento de marca com o mercado?
• Minha negociação assegura o melhor custo-benefício no curto e no longo prazos?
• Tenho um relacionamento positivo com o proprietário?

Empresas que otimizam seu espaço físico já entenderam algo importante: o escritório é um incentivo. Deve ser o lugar onde o colaborador deseja ir, não o local para onde ele precisa ir. Ao tornar o espaço de trabalho um destino desejável, a empresa valoriza a importância da experiência vivenciada pelo funcionário, tão relevante quanto a do cliente.

“A forma como um novo projeto é implementado pode afetar a produtividade dos ocupantes se o local de trabalho não refletir um ambiente que promove a integração e a colaboração entre os mesmos, por meio de espaços multifuncionais”, ressalta Luciana Arouca, gerente de Novos Negócios da área de Projetos e Obras da JLL.
 

Luciana Arouca avisa que a produtividade dos ocupantes é afetada quando
um ambiente não promove integração e colaboração

Estudos apontam um aumento de desempenho dos colaboradores depois de realizados ajustes em itens como iluminação, ventilação e áreas verdes:

+6% com melhorias em acústica;

+5,5% com melhorias em vista, iluminação e iluminação natural;

+5% com melhorias no conforto térmico e ventilação;

+6% com melhorias em ergonomia e privacidade;

+16% com investimento em áreas verdes.

Ou seja, um espaço de trabalho bem projetado é muito importante para o engajamento da equipe. Empresas sem engajamento geralmente apresentam alta rotatividade de funcionários e sofrem com os custos de novas contratações e treinamentos, por exemplo.

Mas, como criar um ambiente de trabalho que realmente funcione? Ou melhor, onde o funcionário se sinta motivado? A JLL mapeou seis tendências que podem ser aplicadas a todo tipo de empresa, caso haja aderência à sua cultura:

• Derrube as paredes e favoreça a cooperação.
• Tenha espaços adequados para as diferentes tarefas do dia a dia, como salas para telefonemas
  e reuniões.
• Planeje o futuro levando em conta a possibilidade de mudanças, com layout e móveis modulares
  e facilmente adaptáveis.
• Invista em tecnologia: conexão rápida, pontos de energia, videoconferências, acesso remoto e
  compartilhamento de arquivos. A tecnologia pode e deve ser uma aliada da produtividade.
• Seja um embaixador da marca: você levaria um cliente ou um amigo ao escritório? O espaço
  reflete os valores da empresa? Um local de trabalho com uma identidade que representa a marca
  é capaz de conectar os colaboradores ao seu propósito, lembrando-os dos valores corporativos e
  do seu papel nessa jornada.
• Sustentabilidade: ao pensar nisso, considere as pessoas dentro do espaço – ofereça iluminação e
  temperatura adequadas, tenha equipamento econômicos (um notebook de 30W com tela de LCD usa
  cerca de 80% menos energia que um desktop, por exemplo).

Um escritório com foco na experiência do funcionário tem influência direta em como as pessoas se sentem em relação ao seu trabalho e o quão engajadas, empoderadas e felizes estão. Para isso, as empresas buscam parceiros estratégicos que possam agilizar e padronizar a prestação de serviços, usando tecnologia sofisticada; criar planejamentos e estratégias de ação com base na análise de portfólio, para obter mais benefícios de seu espaço físico; e quantificar e medir o impacto dos resultados.

Há uma demanda crescente por parte dos líderes corporativos por tarefas estratégicas e de valor agregado – desde aumentar a produtividade das suas instalações e atrair e reter talentos até permitir um trabalho flexível. Essa terceirização do mercado imobiliário corporativo tem sido chamada de Outsourcing 4.0, uma nova maneira de se engajar em uma parceria estratégica que melhora a produtividade e a experiência do funcionário.

O diferencial do Outsoucing 4.0 não é só gerenciar imóveis e instalações, mas também possibilitar a inteligência de negócios para todos os aspectos do espaço de trabalho e dos portfólios imobiliários dos clientes, como explica Fatima Bottameli, diretora da área de Corporate Solutions da JLL.
 

Um escritório focado na experiência do usuário deixa as pessoas mais engajadas,
empoderadas e felizes no ambiente de trabalho, aumentando a produtividade

“O foco busca mais do que os principais indicadores de desempenho (KPIs) e dos acordos de nível de serviço (SLAs). Almeja também os resultados que impulsionam os negócios de seus clientes e a satisfação, bem-estar e produtividade dos funcionários. É o modelo de experiência humanizada. As empresas precisam repensar as suas instalações imobiliárias e a sua direção estratégica para criar experiências positivas no local de trabalho”, orienta.

Estudos de economistas da Universidade de Warwick, nos Estados Unidos, indicam que a felicidade leva a um aumento de 12% na produtividade, enquanto trabalhadores infelizes mostraram ser 10% menos produtivos.

Confira as dicas para dar os primeiros passos para uma mudança:

• Integre tecnologias e ecossistemas para atingir novos níveis de desempenho empresarial,
  alinhando a estratégia imobiliária com a transformação digital em toda a empresa.
• Ofereça suporte à saúde mental e física no trabalho, para atrair e reter talentos. Nessa mesma
  linha, institua serviços de bem-estar para ativar e manter a experiência humanizada.
• Crie locais de trabalho customizados e orientados para as pessoas e as suas experiências.

Por tudo isso, a visão de cuidado da JLL vai muito além do olhar tradicional dos gerentes de Facilities. “Na nossa abordagem, a produtividade vale muito. Mostramos que é fundamental ir além dos custos de utilidades e aluguel. É imprescindível pensar nas instalações prediais; no conforto térmico, acústico e de iluminação; nas condições sanitárias e na acessibilidade; oferecer locais de relaxamento e descompressão – e vários tipos de espaços para suprir diversas necessidades ao longo do dia -, além de excelência em atendimento”, conclui Fatima Bottameli.