Como liderar equipes de forma remota

Diante do contexto atual, muitas empresas estão adotando o trabalho remoto. Embora seja uma prática já utilizada em algumas organizações, para muitas será uma mudança obrigatória e com uma implementação extremamente rápida.

Não é uma mudança pequena, cada equipe tem suas características e costumes e o fato de não estarem fisicamente juntas no mesmo local pode ser um desafio para líderes e gestores. Para alcançar nossos objetivos e manter o bem-estar das equipes, é importante que os gestores contem com as ferramentas certas para se adequar às mudanças.

Para os líderes que se deparam repentinamente com o trabalho e liderança de uma equipe a distância, é vital estabelecer os seguintes pontos:

• Quais são as horas normais de trabalho? 
• Quais canais de comunicação vamos usar? (Skype, WhatsApp, redes sociais, etc.)
• Como notificaremos nossa disponibilidade?
• Como nos manteremos atualizados?

Para poder responder essas questões orientadoras, aqui vão algumas dicas:

1 – Comunicação: é o ponto principal quando se trata de equipes remotas. A forma de alcançá-la é definindo momentos específicos para reuniões, tanto em grupo como individuais. Também é importante manter uma revisão semanal e mensal. Em momentos com muitos prazos de entrega e diversos processos ativos, um registro no final do dia para que todos sejam informados sobre o que foi realizado pode ser de grande ajuda. 

Estamos na era da comunicação e os canais são muitos: Skype, redes sociais, WhatsApp. Defina com sua equipe quais serão os canais de informação e quais devem ser usados, dependendo das necessidades. Por exemplo: use o WhatsApp apenas para emergências.

2- Utilize as videoconferências: é uma ferramenta importante para fortalecer a comunicação entre líderes e colegas durante o período. Incentive sua equipe a utilizar a câmera, já que mantém a participação e permite que a comunicação não verbal seja usada e considerada.

3 – Mantenha relacionamentos interpessoais: embora não estejam juntos num espaço físico, vocês são uma equipe, e, portanto, os relacionamentos em um nível mais pessoal não devem ser negligenciados. Isso pode ser feito usando os primeiros minutos das reuniões para acompanhar e comentar temas não relacionados ao trabalho. Crie um canal ou chat mais informal e estabeleça um espaço para reconhecer os funcionários por seus esforços e conquistas.

4 – Confie: embora sua equipe não esteja à vista, não significa que não está trabalhando. Se a sua equipe estiver responsável por projetos, processos e clientes, continuará fazendo o trabalho desde que se estabeleçam padrões claros, objetivos e canais de comunicação. Além disso, muitos estudos indicam que a adoção de opções de trabalho flexíveis melhora o desempenho e que, por ser um desafio em termos de comunicação, aprimora a comunicação da equipe além de aumentar o bem-estar, graças à redução do tempo de viagem estressante e um sentido de confiança entre gestores e funcionários.

5 – Estabeleça ordens de prioridades: como líder da equipe, é importante determinar quais são as tarefas mais importantes e quais exigem menos atenção em cada momento. No início do dia, estabeleça pelo menos três tarefas importantes para que a equipe dedique a maior parte do dia e, depois de concluídas, passe para as seguintes. Isso evitará a falta de conhecimento em relação ao trabalho em andamento e, como consequência, impedirá que a equipe fique sobrecarregada.

6 – Motive: não deixe sua equipe perder os objetivos de vista. Para isso é importante lembrar a razão pela qual as coisas estão sendo feitas e qual é o papel de cada um nessa engrenagem para alcançar os objetivos. Estabeleça recompensas e um espaço para celebrar conquistas e o reconhecimento. Isso é fundamental para motivar sua equipe.

7 – Feedback contínuo: as reuniões com toda a equipe são de grande importância, mas é vital não perder o foco individual. Muitas pessoas que trabalham em casa podem pensar erroneamente que não estão sendo consideradas. Fazer reuniões individuais, encontrar espaço para dar feedback e procurar se comunicar com os funcionários individualmente são ferramentas para motivar.

8 – Foco na adaptação: nem todas as pessoas são iguais, e algumas adotarão a mudança de trabalhar de casa com mais facilidade e rapidez do que outras. Não deixe de observar se um funcionário está tendo mais problemas para se adaptar e se precisa de mais suporte tecnológico, de comunicação e na definição de tarefas.

9 – Estabeleça horários: ao trabalhar de casa, a organização dos horários é fundamental. Em muitos casos, os funcionários acabam fazendo atividades de forma contínua, sem parar. É necessário entender que existem horários de início e término para o bem-estar de todos. Peça à sua equipe para atualizar em suas agendas os momentos de atividades, de almoço, de intervalo e de encerramento, a fim de respeitar os horários de todos.

Autor: Melisa Ladera, Consultant, Workplace & Change Management

DISCLAIMER: A JLL e respectiva equipe não estão autorizadas ou qualificadas para orientá-lo ou influenciá-lo na preparação dos seus planejamentos ou preparativos de continuidade corporativa sob uma perspectiva de saúde e políticas públicas. Embora estejamos nos esforçando para garantir o fornecimento de uma lista atualizada de recursos disponíveis publicamente, todos os detalhes sobre o COVID-19, bem como as implicações em saúde e políticas públicas, devem ser abordados sob a recomendação de um especialista independente.