Conheça seis tecnologias embarcadas no smartphone que agilizam o trabalho

Muitas pessoas utilizam aplicativos no smartphone para agilizar suas tarefas pessoais, desde organizar a agenda até pedir uma refeição ou um carro. Agora, também é possível ter ao alcance das mãos algumas ações que facilitam o dia a dia no trabalho, como liberar a catraca do prédio e reservar uma sala de reunião ou uma vaga no estacionamento.

Usar o smartphone para realizar esse tipo de ação é possível graças a um sistema que integra, em uma plataforma, tanto os softwares que a empresa já utiliza, como os novos que deseja instalar – o chamado IWMS (Integrated Workplace Management System, ou sistema de Gestão Integrada do Ambiente de Trabalho, em português).

“O IWMS permite ter vários módulos no mesmo sistema, e um deles é o de interação por meio do smartphone”, afirma Ariel Castillo, gerente comercial e consultor da JLL Technologies para a América Latina. Ele explica, a seguir, como o telefone celular pode ser utilizado para facilitar o seu dia de trabalho.

A reserva pode ser feita de duas maneiras. Quem está na empresa usa o smartphone para ler o QR Code que fica na sala (e vê na tela, na hora, quais são os horários livres) e reservar o local. Quem está trabalhando em casa, por sua vez, acessa o aplicativo para ver quais salas e horários estão disponíveis e fazer a reserva. “O app pode ser usado também para pedir equipamentos de áudio e vídeo ou solicitar, com uma antecedência pré-definida, que a copa traga café ou comida para a reunião”, completa Ariel.

O smartphone também pode ser usado para acionar a equipe de manutenção para realizar consertos. “Como os sistemas estão integrados pelo IWMS, o funcionário que perceber que sua cadeira está quebrada usa o celular para abrir um chamado de serviço que chega na hora para a área responsável na empresa”, aponta Ariel.

Se por acaso o conserto da cadeira for uma responsabilidade externa, não tem problema. O fornecedor do mobiliário e o tempo que ele tem para efetuar o reparo também são dados que estão registrados nesse sistema integrado. Basta usar o aplicativo, portanto, para acioná-lo imediatamente. “Todo o workflow está sendo capturado pela ferramenta, o que permite uma melhor comunicação e controle dos fornecedores e de seus tempos de resposta”, diz Ariel.

Nas empresas onde não há vaga fixa e nas que adotam o flex office, as vagas de estacionamento podem ser reservadas pelo telefone celular. Basta acessar o aplicativo, ver os espaços disponíveis e reservar um deles. O usuário recebe, então, um QR Code, com o qual libera a cancela do estacionamento ao chegar na empresa. E isso também vale para convidados da empresa: o funcionário gera esse código e manda para o visitante por e-mail.

Outra funcionalidade do aplicativo é substituir o crachá ao entrar no prédio ou nas salas da empresa. Existem duas tecnologias para isso. A mais comum é usar um QR Code que está no app para liberar a catraca (esse código também pode ser gerado e enviado por e-mail para ser usado por visitantes autorizados). Outra opção é usar a NFC (Near Field Communication, ou comunicação por campo de proximidade) para que o telefone celular seja reconhecido por aproximação física pela catraca, que então permite a entrada.

Com o telefone celular na mão, os funcionários da empresa também podem visualizar a planta do escritório e até saber quais estações de trabalho e salas estão vagas e quem está nos arredores. “Um gestor que precise fazer uma reunião de emergência pode ver quem são as pessoas que estão no local e, assim, selecionar a equipe que deve ser convocada”, afirma Ariel.

Além dessas, existem muitas outras maneiras de usar a tecnologia para melhorar os processos da empresa e agilizar seu dia a dia. Para ficar sempre por dentro das novidades, acompanhe o Tendências & Insights e assine nossa newsletter para receber as notícias por e-mail.