Opinião

Criando um ambiente produtivo para o trabalho remoto

A situação emergencial que se deu com a pandemia de coronavírus está obrigando muitas empresas a reavaliarem como manter os funcionários seguros enquanto seguem produtivos.

16 de Março de 2020

Trabalhar remotamente é uma das políticas de segurança que já estão sendo consideradas a partir da pandemia de coronavírus (COVID-19). Para algumas empresas, a ideia de trabalhar em casa gera desconfiança, apesar de muitos estudos apontarem que há um aumento no desempenho e no equilíbrio entre a vida pessoal e a vida profissional. “Trabalhar é o que se faz, não onde se faz” é uma frase que costumamos mencionar bastante em Change Management, referindo-nos ao fato de que a flexibilidade no trabalho é uma necessidade, e não atrelar os funcionários aos escritórios é uma tendência em voga. No entanto, a mudança não é tão fácil quanto parece. A produtividade está relacionada com a gestão eficiente de nosso tempo para alcançar os objetivos propostos. Por esse motivo, organização é fundamental.

Realizar essa transição é vital neste momento, sempre com o objetivo de fazer com que o funcionário se sinta confortável com essa mudança e possa tirar o máximo proveito. Seguem algumas recomendações:

1Crie e defina seu espaço de trabalho: é importante delimitar uma área de trabalho e um local para se desconectar. Organize a mesa ou a escrivaninha de forma funcional e evite distrações, aumentando o envolvimento e, principalmente, o foco nas atividades diárias. Também é importante garantir a privacidade no espaço de trabalho. Portanto, estabeleça uma barreira física que permita que você se concentre no trabalho e não se distraia.

2 – Sinalização de "Não perturbe": se você mora em um espaço compartilhado com sua família, será necessário estabelecer os momentos em que pode ser interrompido e os que não pode. Defina em conjunto uma sinalização "no trabalho" para que as demais pessoas entendam que, embora você esteja lá e elas possam vê-lo, isso não significa que não exista problema em interromper sua concentração, raciocínio ou fluxo de trabalho.

3 – Mantenha uma rotina: a tentação de ficar de pijama o dia inteiro está presente e é fácil negligenciar o nível de atividade quando você trabalha em casa. Por isso, é vital estabelecer uma rotina que permita contemplar a saúde física e mental. É importante estabelecer um cronograma rigoroso para as refeições, intervalos e, ainda mais importante, um horário de finalização da jornada de trabalho.

4 –Use e siga seu calendário: ao final da tarde, defina todas as atividades que você precisa realizar no dia seguinte e agende não apenas os telefonemas e as reuniões, mas também os acompanhamentos, os lembretes e as atividades que devem ser concluídas. O Outlook oferece diferentes opções de cores e tags para definir e agrupar atividades.

5 – Programe o tempo entre as reuniões: esta é uma boa prática de forma geral, porém ainda mais importante quando se trabalha de forma remota. Hoje em dia, muitas pessoas têm suas agendas cheias com inúmeras ligações e isso pode dar a sensação de que não podem trabalhar em mais nada. Defina com antecedência quais tarefas estão pendentes e separe um espaço entre as ligações para concluí-las.

6 - Mantenha seu calendário atualizado: coordene com sua equipe para manter os calendários atualizados e compartilhados, não apenas para reuniões e ligações, mas também em relação às atividades que precisam ser finalizadas. Desta forma, podem entrar em contato nos espaços livres que tiverem.

7 – Entre em contato proativamente com clientes e colegas: é importante manter o contato com equipes e clientes, mesmo quando não estamos presencialmente com eles. Defina lembretes para comunicação via e-mail ou uma ligação para manter o contato. Se estiverem trabalhando em um grupo ou no meio de um projeto, envie atualizações para sua equipe e clientes para que eles saibam em que fase ou etapa o trabalho está. Você pode acordar antecipadamente sobre as preferências em relação à frequência, ao conteúdo e à forma das atualizações.

8 – Faça uma pausa: programe pausas para se levantar e tomar um pouco de ar, para almoçar e fazer lanches. Isso significa que você deve ter um tempo para se desconectar e não trabalhar continuamente mais do que o necessário.

DISCLAIMER: A JLL e respectiva equipe não estão autorizadas ou qualificadas para orientá-lo ou influenciá-lo na preparação dos seus planejamentos ou preparativos de continuidade corporativa sob uma perspectiva de saúde e políticas públicas. Embora estejamos nos esforçando para garantir o fornecimento de uma lista atualizada de recursos disponíveis publicamente, todos os detalhes sobre o COVID-19, bem como as implicações em saúde e políticas públicas, devem ser abordados sob a recomendação de um especialista independente.

Autor: Melisa Ladera, Consultant Workplace & Change Management