Por que os aplicativos são um ponto-chave no escritório da era digital

As pessoas passam ao menos duas horas por dia usando aplicativos. No entanto, esse mercado de US$ 1,3 trilhão ainda não conseguiu penetrar onde elas passam a maior parte de seu tempo: o local de trabalho.

Essa situação está começando a mudar. Aplicativos empresariais voltados para locais de trabalho estão sendo cada vez mais usados para tarefas como reservas de salas de reunião, encomendar a entrega do café da manhã ou se inscrever em atividades extras, como clubes de corrida. As novidades prometem melhorar a produtividade dos funcionários e aumentar o engajamento com a empresa.

“Conforme nossa vida profissional e pessoal se mistura, a busca por aplicativos que possam nos conectar no local de trabalho aumenta”, diz Michael Taggart, diretor de Digital Solutions da JLL na Austrália.

Quando os aplicativos ganham força, os resultados são evidentes. É o que provou a Capital One, empresa global de serviços financeiros. A organização renovou a sua divisão voltada ao mercado imobiliário, agora com o nome de Workplace Solutions, e apresentou um aplicativo com foco nos funcionários, que passaram a ter mais facilidade para encontrar escritórios e filiais e para acessar comodidades locais (como centros de convenções, lugares para jantar, serviços de fitness e transporte), além de contar com uma linha direta de suporte relacionado a facilities.

Apesar dos exemplos de sucesso, existe o risco de os aplicativos não serem utilizados, uma situação comum não só no mercado imobiliário. Cerca de 23% das pessoas abandonam um aplicativo após o primeiro uso, mesmo que as atualizações possam corrigir os problemas percebidos inicialmente.

“É necessário resolver um problema existente, não tratar de questões inúteis”, ensina Taggart. “Não há razão para complicar demais as coisas. Aplicativos como Uber e outros, de companhias aéreas, servem apenas para funções básicas, como reservar um táxi ou um voo. Aplicativos podem atender a diversas preocupações superficiais sobre conforto e conveniência, mas, como o tempo de atenção se torna cada vez menor, a probabilidade de uma grande adesão será pequena”, complementa.

Nos primeiros dias de adesão, o entusiasmo das empresas em resolver seu emaranhado de plataformas tecnológicas não é acompanhado por uma taxa de sucesso. Na verdade, 84% dos esforços de transformação digital no local de trabalho falham, de acordo com a Forbes.

Em relação aos aplicativos, existem diversos motivos para isso, incluindo o caso de empresas que lançam rapidamente uma plataforma sem consultar a equipe, conforme indica Stewart Elliot, presidente de Desenvolvimento de Aplicativos da Modo Labs. Há ainda o risco de os funcionários se sentirem sobrecarregados com tecnologia em excesso.

“A melhor forma de conseguir uma grande adesão é apresentando um aplicativo que solucione questões importantes e ampliá-lo em seguida”, diz ele. “Os aplicativos podem perder força se essa abordagem for ignorada ou se uma empresa perceber que optou por um produto com custos significativos de longo prazo – ou seja, um escoamento contínuo de recursos de TI – ou simplesmente porque leva muito tempo para desenvolvê-lo, entregá-lo e mantê-lo”, pondera.

De qualquer forma, um aplicativo pode solucionar questões problemáticas do dia a dia dos funcionários, bem como ajudar aqueles que trabalham de forma remota a se sentirem conectados à empresa por meio de notificações e de um conteúdo personalizado.

A Capital One foi uma das primeiras empresas a adotar um aplicativo para local de trabalho. O @Work é usado para simplificar e otimizar os pontos de entrada na rede que a área de Workplace Solutions usa para projetar, fornecer, gerenciar e manter seu portfólio imobiliário. Em muitos casos, a novidade não substitui sistemas fundamentais, mas atua como complemento para os elementos mais importantes dessas funções.

O aplicativo foi implementado em 125 escritórios, de acordo com Samantha Fisher, diretora sênior de Workplace Experience da Capital One. “Queríamos uma solução que mostrasse o nosso entendimento sobre os desafios dos colegas e sabíamos que deveria ser algo intuitivo e funcional, como qualquer outro aplicativo para consumidores”, conta.

Fisher acrescenta que o aplicativo ajudou a Capital One a integrar componentes físicos e virtuais do mercado imobiliário corporativo e continuará impulsionando a evolução do local de trabalho com um conjunto de soluções de hospitalidade digital.

“Esse tem sido um divisor de águas para nós. Houve muita dedicação para garantir que o aplicativo fosse rentável, sabendo como seu funcionamento era importante, e estou bastante satisfeita por tudo ter dado certo antes da implementação”, afirma.

Não é fácil se aventurar em um novo território digital. Porém, com um planejamento cuidadoso, os funcionários podem aproveitar a conveniência de localizar uma mesa disponível antes de entrarem na sala, por exemplo.

E o benefício se estende além dos funcionários. Os aplicativos podem notificar os usuários sobre o happy hour de uma cafeteria no edifício, permitindo que o proprietário ofereça serviços com valor agregado para o locatário, tanto o de varejo quanto o de escritório. Empresários e proprietários também conseguem enviar notificações de push para grupos específicos, como avisos de emergência ou sobre uma sala de reunião que está fora de uso.

“Os dispositivos móveis oferecem constantemente conveniências extraordinárias. Agora, estão colocando o local de trabalho em nossos bolsos, agregando valor e conhecimento a todos os envolvidos: proprietários, empregadores, empresas e pessoas. É emocionante pensar nas possibilidades ainda relativamente inexploradas”, conclui Taggart, da JLL Austrália.