Recomendações para reuniões virtuais eficazes

Muitas empresas enfrentam há alguns anos o desafio de manter o contato e a comunicação entre participantes de um projeto ou membros de suas equipes que estão em diferentes lugares, além de clientes, provedores e consultores em outros locais. A principal e mais usada solução é a reunião virtual, e cada vez mais contamos com ferramentas tecnológicas que nos permitem melhorar essa experiência. 

Contudo, fazer com que as reuniões virtuais sejam realmente eficazes para todos é uma necessidade, hoje mais do que nunca. No momento, as medidas tomadas por cada país para proteger seus cidadãos fizeram com que as empresas tenham a maioria de seus funcionários trabalhando remotamente, ou seja, em reuniões virtuais. Não apenas para revisar os projetos e dar continuidade ao trabalho diário, mas também para manter o contato entre equipes e pessoas durante o isolamento.

Estas são algumas recomendações básicas para isso:

Preparação:

Uma reunião virtual continua sendo uma reunião e, portanto, requer preparação prévia. As recomendações para qualquer tipo de reunião são as mesmas, e é necessário estabelecer e compartilhar alguns pontos com antecedência:

• Tenha uma agenda com um tempo estabelecido para cada assunto. Preferencialmente, compartilhe a agenda com os participantes com antecedência.
• Faça uma seleção criteriosa de quem participará da reunião (as pessoas que realmente precisam estar na reunião) e envie o convite com a antecedência adequada.
• Estabeleça um objetivo concreto.

Durante a reunião é fundamental:

• Respeitar o cronograma da agenda e o tema (objetivo) da reunião.
• Não interromper. Espere quem tem a palavra terminar de falar para participar.
• Prestar atenção (quando estamos trabalhando no computador, costumamos responder e-mails ou fazer outras tarefas simultaneamente - o que deve ser evitado, a menos que seja indispensável).
• Silenciar o microfone até o momento de falar, para evitar ruídos que atrapalhem a clareza da comunicação.

Para finalizar:

• Conclua a reunião indicando os próximos passos e faça uma revisão geral do que foi acordado.
• Estabeleça os responsáveis por cada assunto e os prazos.
• Faça um follow up.

Além disso, é importante pensar onde você estará durante a reunião. Procure um espaço privativo e escolha um lugar em sua casa com menos chance de ser interrompido ou de haver algum som que possa interferir.

Familiarize-se com a tecnologia

Sem dúvida, a maioria das dificuldades com as reuniões virtuais está ligada ao uso correto das ferramentas de conexão virtual. Não estarmos preparados ou não sabermos lidar com situações imprevistas são os problemas mais comuns. Por isso, recomendamos:

• Coordene com os participantes o melhor momento para a reunião, considerando principalmente os fusos horários diferentes. Evite reuniões no horário do almoço e fora do horário comercial.
• Conecte-se à reunião alguns minutos antes, pois talvez precise baixar algum aplicativo ou fazer atualizações para ter acesso. Nesses minutos, verifique também a conexão de áudio e vídeo.
• Manter a conversa entre várias pessoas que não estão se vendo presencialmente pode ser desafiador. Considere que o áudio pode ter delays e que as vozes podem se sobrepor. Por isso, faça pausas para permitir que as pessoas perguntem e comentem, e busque estabelecer uma ordem.
• Verifique antecipadamente sua ferramenta virtual. Revise com quem e como os arquivos podem ser compartilhados e apresentados. Caso algum participante de fora da empresa precise compartilhar arquivos, veja como habilitá-lo a fazer isso.
• Organize com antecedência quem falará em cada parte da reunião e, se houver apresentação de informações, quem o fará.
• Indique quando os participantes devem estar com os microfones abertos e quando devem estar mudos.

Torne pessoal

Manter o interesse dos participantes é um desafio em qualquer reunião, mas, no caso das virtuais, é ainda mais fácil as pessoas não se sentirem envolvidas por estarem distantes fisicamente. Algumas recomendações para aumentar a participação:

• Incentive a equipe a usar a câmera, o que permite ver as reações de todos e prestar mais atenção. Também aumenta a chance de se sentirem mais envolvidos.
• Comece a reunião com a apresentação de todos, caso os participantes não se conheçam previamente (mesmo que haja apenas um único novo membro), pois é essencial entender quem está presente. Comece por si mesmo e peça a cada participante para falar um pouco sobre seu papel.
• Considere como os participantes estarão conectados. Todos utilizarão computadores? Alguém irá se conectar pelo celular? Todos poderão ver a apresentação? Se usarmos apresentações com vídeos ou links, todos poderão acessá-los?
• Envolva seu público. Seja você o moderador ou não, considere sempre quem está falando e quem não, e incentive a participação dos demais sempre que se sentirem confortáveis.
• Use outras ferramentas para tornar a reunião mais interativa. Hoje existem diversas opções para deixar a apresentação mais agradável e ter feedback rapidamente, como pesquisas em tempo real, jogos, curiosidades, vídeos, etc.
• Respeite o cronograma. Como em qualquer reunião, concretize as informações e não divague, e volte ao ponto principal da reunião se alguém se desviar. Avise a todos gentilmente quando houver pouco tempo restante e indique os próximos passos.

Após a reunião

Em reuniões mais formais, com clientes, provedores ou colegas de outras equipes, é importante, como comentamos acima, enviar um e-mail indicando:

• Os temas discutidos e as resoluções tomadas.
• As informações geradas e, se possível, envie a apresentação utilizada na reunião e material extra de interesse ou apoio.
• Enfatize os próximos passos e tarefas, com prazos para cada participante.

Autor: Melisa Ladera, Consultora de Change Management e Workplace Strategy na JLL