A Gestão de Facilities agora é digital

Novas tecnologias e disrupções estão afetando a forma como muitas empresas conduzem seus negócios. Uma pesquisa global do MIT Sloan Management Review em parceria com a Deloitte, de 2015, revelou que quase 90% dos entrevistados acreditavam que as tendências digitais vão mudar seus setores de maneira significativa ou moderada.

Com essas mudanças transformando a forma como as empresas usam seus imóveis, o desenvolvimento de novas estratégias e habilidades é fundamental para as equipes de Gerenciamento de Facilities (FM). No entanto, muitos continuam mal equipados e despreparados para o ambiente de trabalho em mudança e os desafios que o acompanham. Por exemplo, um feedback que muitas vezes ouvimos dos gerentes de Facilities é que eles não têm a experiência e o conhecimento para usar a análise de dados na tomada de decisões ou no alinhamento das prioridades das instalações com as metas de negócios da empresa.

Fazer a mudança para o “Facilities Digital” significa automatizar os processos de negócios da gestão do portfolio. Continue lendo para saber mais sobre as quatro áreas principais nas quais você pode digitalizar a sua gestão para atender às novas demandas de escritório.

Quase todas as funções de Facilities podem ser feitas de forma mais eficiente através da tecnologia. Desde o uso de sensores para detectar lâmpadas queimadas até a automação de fluxos de trabalho usando uma plataforma on-line que informa os fornecedores para realizar reparos, a tecnologia acelera os processos e permite maior transparência, já que todos os envolvidos podem ver em qual estágio a solicitação está.

As operações podem ser ainda mais otimizadas usando dados de uso e desempenho do edifício para obter informações, como quando e quantos funcionários estão no escritório. Fazer isso não apenas permite capturar dados que antes não eram controlados em papel, mas também gera mais dados que podem ser analisados para atender às prioridades de sua empresa. Por exemplo, o espaço do escritório pode ser reduzido para economizar custos, enquanto novos fluxos de receita podem ser criados alugando espaço desnecessário à curto prazo.

Ter um time com os melhores talentos é um dos maiores ativos que uma empresa pode possuir. Com cerca de 4 milhões de baby boomers atingindo a idade de aposentadoria todos os anos somente nos Estados Unidos, é importante começar a preparar os millennials para que ocupem seu lugar. Um local de trabalho atraente, com flexibilidade e benefícios, é essencial para essa nova geração, e a Gestão de Facilities é a função de negócios para atender a essa vantagem estratégica.

Os gerentes de instalações podem aconselhar o C-Level sobre as estratégias certas e necessárias para criar novos níveis de personalização e eficiência de espaço. Isso pode acontecer por meio de ferramentas, como um aplicativo, ou instalações baseadas na nuvem, que permitem que seus funcionários produzam e colaborem remotamente com outros colegas de trabalho.

Com as tecnologias de edifícios inteligentes se tornando cada vez mais sofisticadas atualmente, os gerentes de facilities podem levar a eficiência energética e a sustentabilidade a novos níveis. Por exemplo, sistemas de gerenciamento de energia altamente avançados podem detectar padrões de uso complexos e adaptar o uso de energia com precisão para ocupantes específicos. A ascensão dos aplicativos também criou aplicações sob demanda de temperatura e iluminação que os funcionários do escritório podem baixar em seus dispositivos móveis para controlar a temperatura e a iluminação em uma vizinhança ou zona individual, em vez de um andar inteiro. Isso cria uma situação em que todos ganham, onde sua organização consegue economizar energia enquanto dá aos funcionários uma sensação de controle sobre seu ambiente.

Um aspecto fundamental da gestão de facilities é o compliance, que envolve a garantia de que tudo dentro e ao redor do prédio e dos escritórios esteja de acordo com as regulamentações governamentais e os mais altos padrões de segurança. O que costumava ser um processo controlado em relatórios de papel, longos, caros e trabalhosos pode ser mais preciso, mais simples e mais eficiente com a tecnologia.

Antes da digitalização, um gerente de instalações teria que fechar pessoalmente uma ordem de serviço assim que a inspeção fosse concluída. Agora, a verificação pode ser confirmada com alguns toques e cliques em um dispositivo móvel ou em um computador. Além de cumprir as regulamentações governamentais, o compliance se estende internamente. Por meio de sistemas digitais, os gerentes de instalações podem supervisionar os relacionamentos com fornecedores em diferentes propriedades ao mesmo tempo para permanecer dentro do orçamento, enquanto verificar cobranças em tempo real permite que as equipes de facilities controlem as despesas reais em relação às orçadas ou projetadas.

É claro que a digitalização na gestão de facilities tem muitas vantagens. No entanto, reconhecemos que muitos de nós enfrentamos obstáculos práticos e técnicos ao adotá-la. A liderança pode relutar em investir sem entender o panorama completo. Além disso, o Facilities Digital não é uma solução de única, pois cada empresa teria diferentes necessidades, recursos e estratégias.

Como você pode começar sua jornada digital? Um bom primeiro passo seria discutir o processo, os custos e os benefícios de investir na digitalização e como ela pode contribuir para as metas e os resultados financeiros de sua empresa. Você também pode fazer parceria com um provedor de serviços que possui as ferramentas, tecnologias e experiência que você pode aproveitar. Ter funcionários tecnologicamente experientes e capazes de pensar estrategicamente para liderar o caminho também será uma enorme vantagem.

Essas etapas exigem uma mudança drástica na forma como a gestão de facilities é tradicionalmente operacionalizada, mas isso permitirá que sua organização seja mais ágil e flexível, colocando-a em um bom lugar no acelerado mundo digital de hoje.