Reportagem

Compras em escala reduzem custos de produtos e serviços em até 10%

Confira algumas dicas dos especialistas da JLL sobre essa estratégia, que busca eficiência sem perder a qualidade.

25 de Maio de 2021

Priorizar o preço e abrir mão da qualidade ou escolher a melhor qualidade e pagar mais por isso? Conter custos e manter a qualidade podem parecer metas antagônicas, mas não são. E a chave para encontrar o equilíbrio é o volume da demanda de todo o portfólio, pois, a partir dele, os proprietários ou investidores dos empreendimentos corporativos podem aproveitar no momento de negociar contratos de serviços, obtendo ganhos em escala.

“O volume faz toda a diferença. Ele permite ao proprietário e investidor de vários edifícios ou ao gestor de propriedades adquirir produtos e serviços pagando entre  5% e 10% a menos, sem prejuízo de qualidade, o que é fundamental”, garante Jorge Azevedo, gerente regional da JLL no Rio de Janeiro. 

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Como proceder

A negociação em escala pode ser uma estratégia vantajosa para adquirir todo tipo de insumo, como equipamentos, peças e materiais de escritório e informática, além de serviços como segurança, limpeza, manutenção e recepção.

No caso de uma administradora de várias propriedades, antes de fazer uma tomada de preços em escala, é preciso consultar previamente os proprietários ou síndicos dos empreendimentos, explica Azevedo. Eventualmente, pode acontecer de algum deles preferir não participar naquele momento, ter algum fornecedor específico ou uma outra estratégia para o imóvel.

Para alcançar os melhores resultados, é preciso estabelecer um processo de compras transparente e ético, com requisitos bem definidos e iguais para todos. Horários para tirar dúvidas, realizar visitas e uma equalização final são essenciais. O processo da tomada de preço, por sua vez, deve ser centralizado na área de supply chain corporativa, onde haverá um fio condutor do processo e serão evitadas possíveis pressões externas sobre os gestores dos prédios.

Por último, o gerente regional da JLL explica que os fornecedores convidados devem ser previamente homologados por auditorias de supply chain em relação à qualidade, capacidade de entrega/prestação do serviço, autorizações da legislação vigente e cumprimento de obrigações fiscais. 

Inovação como diferencial

O sistema de compras em escala bem estabelecido, ético e transparente foi um dos diferenciais da JLL na conquista da conta de um importante edifício no centro do Rio de Janeiro. O proprietário, cliente de Gerenciamento de Propriedades em outros empreendimentos, adquiriu, em momentos distintos, dois edifícios construídos lado a lado. Enquanto um deles já era administrado pela JLL, o outro foi conquistado ao serem apresentados novos diferenciais competitivos e benefícios, como a gestão compartilhada por uma só equipe da gerenciadora e a compra coletiva de serviços. Há, ainda, no futuro, a possibilidade de estender a compra compartilhada de serviços para mais três empreendimentos de outros proprietários administrados pela empresa na região.

Construídos lado a lado, os edifícios têm as mesmas características arquitetônicas e parecem um só quando vistos de fora. Entretanto, eram totalmente independentes e, inclusive, pertenciam a proprietários distintos. A única diferença entre eles é o tamanho das lajes. Para garantir o mesmo preço por metro quadrado para os serviços, a JLL teve o cuidado adicional de negociar condições iguais, mas em contratos juridicamente separados para cada prédio.

Christiane Durante, gerente da JLL, que já utiliza o processo de compra compartilhada em escala, explica que, para reduzir custos, foram concentradas em uma das torres as salas de administração e de controle, deixando outro espaço para eventual contingência. No espaço da sala de administração, na outra torre, foram criados refeitórios e vestiários para as equipes. As reformas, inclusive, podem ser facilmente revertidas, caso seja do interesse do proprietário separar os prédios novamente. Com essas mudanças e o compartilhamento da recepção, há uma redução de custos.

Outra ação conduzida pelo time da JLL foi a apresentação de estratégias para tornar o empreendimento mais atrativo para novos ocupantes. Uma delas foi a eliminação das paredes que separavam internamente as torres em alguns andares e interligá-los, ampliando em 70% o tamanho da laje. Com a ligação, o espaço atualmente alcançou uma área útil diferenciada e pouco frequente no Centro do Rio de Janeiro.

“A interligação melhorou muito a experiência do potencial locatário quando faz uma visita para conhecer o prédio. O visitante pode ir de um prédio para outro sem precisar passar pela rua”, diz Christiane.

“Para colaborar com o sucesso comercial do empreendimento, apresentamos também a possibilidade de transformar parte do prédio em um modelo de “flex space”, em que os usuários encontram espaços qualificados de escritórios com tamanhos e formatos diversos, compartilhando amenities em áreas comuns e serviços internos de facilities, como limpeza e manutenção. Dessa forma, ocorre uma redução real de custo”, conclui Jorge Azevedo. 

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