Cinco rotinas de Facilities que mudaram na reentrada dos escritórios

A COVID-19 acrescentou novos processos à rotina dos gestores de Facilities, desde o acesso aos edifícios até a qualidade da limpeza no escritório. Mas, com o auxílio da tecnologia, é possível ter em mãos dados para dar conta das novas demandas com mais eficiência e um olhar estratégico. Confira, a seguir, alguns exemplos. 

Para evitar filas e aglomeração na recepção e toque em superfícies no acesso ao prédio, algumas empresas estão começando a usar tecnologias como reconhecimento facial e liberação da catraca por meio de leitura de QR Code no telefone celular ou por aproximação, usando NFC (Near Field Communication). “Esses sistemas também podem ser programados para reconhecer em qual andar o funcionário ou visitante vai e acionar o elevador para evitar que a pessoa toque no botão”, explica Lívia Lourenço, gestora de Facilities e embaixadora do IFM Community Brazil na JLL.

Com a variação do nível de ocupação, os gestores de Facilities precisam de informações precisas sobre quantas pessoas estarão no escritório a cada dia para prever uma equipe de limpeza e uma reposição de insumos adequada, sem desperdício. Nas empresas com sistemas automatizados de gestão do ambiente de trabalho, esses dados são centralizados (e o próprio funcionário pode informar, por meio de um aplicativo, em qual dia vai ao escritório) e chegam aos gestores de Facilities pelo RH ou pelos gestores de área. 

“Essas estatísticas permitem uma atuação mais estratégica. Os gestores de Facilities conseguem, por exemplo, planejar se é preciso reduzir o café, aumentar a limpeza dos banheiros, chamar mais ou menos recepcionistas e elaborar um plano adequado de desinfecção dos ambientes que serão utilizados”, exemplifica Lívia.

Sensores de presença informam em tempo real a ocupação de diferentes ambientes da empresa, das estações de trabalho à cafeteria, para criar um “mapa de calor” em cada um. Se houver sinais de aglomeração, o sistema emite um alerta para que os gestores verifiquem o que está acontecendo e, se necessário, orientar a movimentação das pessoas. 

No cenário da reentrada, também cabe à equipe de Facilities atuar na remodelação dos escritórios para adaptar as estações de trabalho aos protocolos de segurança. Ao receber a escala de trabalho dos gestores de área, o time de Facilities se encarrega de informar onde é permitido sentar. 

“Cada mesa recebe uma sinalização para identificar se é ou não permitido trabalhar ali, sempre respeitando a distância de 1,5 m entre pessoas e a disposição em diagonal, para que um funcionário não fique de frente para outro”, diz Lívia. “Os dados que vêm do software que controla a ocupação nos ajudam a fazer esse tipo de distribuição”, completa.

A preocupação com a COVID-19 adicionou uma nova tarefa na rotina das equipes de limpeza. Depois da higienização habitual, é preciso fazer a desinfecção de superfícies como maçanetas, mesas, portas e estações de trabalho com produtos que estejam de acordo com o protocolo – e com diluição correta. Além disso, todo o equipamento utilizado para a limpeza é codificado com uma cor para cada aplicação. 

“Não se pode usar o mesmo pano em lugares diferentes, tem uma cor para cada um. E toda a equipe tem que usar os equipamentos de proteção, como máscara e luvas”, explica Lívia. A frequência da limpeza aumentou nos locais com maior fluxo de pessoas, como banheiro, hall e cafeteria. “Estamos fazendo o treinamento das equipes de limpeza a cada 15 dias para não deixar passar nada.” 

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