Os escritórios irão aumentar ou diminuir depois da COVID-19?
Seja qual for a demanda, a tecnologia é decisiva para os gestores planejarem um uso mais eficiente dos espaços de trabalho.
Durante a pandemia de COVID-19, muitas empresas liberaram funcionários para trabalhar em casa - e algumas passaram a questionar se realmente precisam de tantos metros quadrados de escritório. Na retomada, outras viram que precisariam abrir espaço para cumprir com as regras de distanciamento físico e evitar aglomerações em estações de trabalho, salas de reunião e refeitórios.
Afinal, quando a COVID-19 passar, o tamanho dos escritórios vai aumentar ou diminuir? “Não existe uma resposta única, porque cada empresa tem as suas necessidades. Mas a pandemia trouxe a oportunidade de pensar em como se pode usar o espaço de uma maneira mais eficiente”, comenta Luciana Arouca, gerente de Novos Negócios de Projetos e Obras da JLL.
Ela observa que os gestores agora estão entendendo que não basta fazer uma “conta de padeiro” e simplesmente calcular o espaço com base apenas no número total de colaboradores. “Qualquer empresa tem oscilações quanto à ocupação de seus espaços por razões muito comuns, como férias, folgas, alguma política de home office ou equipe comercial que passa mais tempo fora do escritório do que dentro dele”, completa.
Uma mudança importante trazida pela pandemia foi a maior adoção do home office (trabalho em casa) e do flex office (trabalho dividido entre a casa e a empresa). Em alguns países, fala-se também na tendência de descentralizar as sedes, liberando funcionários para trabalhar em espaços de coworking ou em unidades menores da empresa, mais perto de suas casas.
“Os relatórios gerados pelos sistemas informam quantas pessoas entram, quantas saem e quantas estão realmente utilizando os espaços da empresa”
Considerando esses fatores, definir o tamanho ideal do escritório, sem aperto nem desperdício, vira uma tarefa complexa, mas que pode ser facilitada com uma ajuda da tecnologia. O uso de sensores, QR Codes e aplicativos, associado à inteligência na análise de dados, aponta com precisão qual é a real ocupação dos ambientes e o que pode ser melhorado.
“O gestor tem controle, sabe quantas pessoas vão ao escritório, então ganha poder de decisão para mudar e gerar economia para a empresa”, resume Ariel Castillo.
Confira, a seguir, como a tecnologia ajuda os gestores a decidir se o escritório deve aumentar ou diminuir para que a empresa faça um uso mais eficiente – e econômico – de seus espaços e proporcione aos seus colaboradores uma boa experiência, com sensação de segurança na retomada.
Dados sobre a ocupação real
Para descobrir quantas pessoas utilizam de fato o escritório diariamente (e chegar a uma média), há duas opções. Uma é o uso de um aplicativo que permite ter controle sobre o uso de salas e escritórios; a segunda opção é o mapeamento por meio de sensores.
Os dados de movimento ou de contagem de pessoas são usados para gerar estatísticas de quantos funcionários estiveram na empresa e quais ambientes foram mais ou menos ocupados. Essa tecnologia embarcada acompanha também as mudanças na dinâmica da empresa (como a adoção do flex office), trazendo informações relevantes para os planos de mudar o layout do escritório.
Identificação de espaços ociosos
Os mapas de calor utilizam os dados informados pelos sensores para mostrar quais são os espaços mais e menos frequentados. “Com essas informações, o gestor entende quantas salas de reunião e espaços colaborativos, por exemplo, seriam realmente necessários de acordo com o uso real desses lugares”, diz Luciana.
Controle do flex office
O controle de quem vai ou não à empresa a cada dia pode ser feito por meio de um aplicativo instalado no telefone celular dos colaboradores. Eles informam, mesmo à distância, em quais dias vão à empresa e o gestor tem uma visão geral de quantas pessoas estarão no escritório diariamente. Assim, pode-se otimizar o uso de estações de trabalho e de salas de reunião.
“Dentro de um novo modelo híbrido de trabalho no escritório e em casa, essas informações definem qual é o melhor uso que se pode dar ao espaço, considerando o distanciamento físico que devemos ter no novo normal. Com a tecnologia, temos controle”, afirma Ariel.
Uso real das salas de reunião
Quer saber se a empresa precisa ter tantas salas de reunião ou se pode reduzir esses espaços? Os relatórios extraídos do agendamento de reservas informam quantas pessoas estão efetivamente usando esse ambiente. “Quando alguém manda o convite da reunião pelo sistema, define quantas pessoas estarão na sala. O sistema registra esses dados e também se a reserva foi usada ou cancelada”, explica Ariel. “Por meio das reservas, o gestor sabe quais são os lugares que costumam ser ocupados. Se existem várias salas mas os funcionários só usam uma, pode-se reduzir o espaço.”
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