Reportagem

Seis elementos de design para um escritório mais produtivo

Trabalhadores modernos e seus empregadores estão cada vez mais focados em aproveitar ao máximo seus dias de trabalho. Saiba como um espaço adequado pode ajudá-los.

10 de Julho de 2019
Seis elementos de design para um escritório produtivo

Todos os dias surge um novo artigo promovendo a mais nova “solução para a produtividade” ou uma entrevista com um CEO importante sobre como ele se mantém produtivo.

Mas existem limites para o que um aplicativo de meditação guiada, específico para manter o foco, pode fazer em um lugar que por si só é caótico. Esse é o papel do design de um escritório inteligente, em que os dados dos funcionários são usados para criar um ambiente que otimize a produtividade.

“O local de trabalho é a manifestação física da cultura e dos principais valores da empresa. Ao compreender melhor a profunda conexão entre a experiência humana e o imóvel, as empresas podem criar locais de trabalho inovadores, que impulsionam a produtividade, a experiência e o valor empresarial.” 

Ed Nolan, responsável por Workplace Strategy, JLL

Estes são os seis elementos mais importantes para aumentar a produtividade do funcionário no escritório e auxiliá-lo de forma completa, desde a sua concentração ao seu bem-estar:

1. Comodidades que tornam a vida mais fácil

Uma piscina na cobertura é, sem dúvida, um luxo divertido, porém facilidades simples como máquinas de venda automática com lanches saudáveis e energéticos podem melhorar a experiência dos funcionários enquanto realizam suas atividades cotidianas.

“O objetivo é tornar a presença no trabalho mais conveniente e reduzir a necessidade de sair do escritório durante o dia”, diz Michael Jordan, líder de Productivity Strategies da JLL. “Isso tem um significado diferente para cada empresa, então é importante observar o que um grupo específico de funcionários valoriza.”

Empresas com funcionários mais velhos, por exemplo, podem considerar que oferecer serviços médicos no local de trabalho reduz o tempo que os trabalhadores precisam estar fora do escritório indo a consultas. Já os mais jovens podem preferir o apoio de uma creche.

Já a disponibilidade de alimentos gratuitos durante todo o dia pode contribuir para manter os funcionários flexíveis, ajustando os horários de suas refeições com base no fluxo de trabalho, e não o contrário. “Nem todos os empregadores podem manter uma lanchonete com um chef exclusivo, mas a maioria pode conseguir benefícios similares com food trucks”, comenta Jordan.

2. Combinação adequada nos espaços de trabalho

Em escritórios abertos, concentrados em um só andar, áreas de trabalho com base nas atividades podem ajudar os funcionários a se sentirem mais confortáveis, empoderados e inspirados a se destacar. Um exemplo são os lounges casuais, onde encontros improváveis podem acontecer e gerar mais inovação. Áreas de concentração são da mesma forma importantes, não apenas para trabalhos que exigem atenção, mas por disponibilizar um espaço relaxante para descanso.

3. Luz natural e ar fresco

A arquitetura de um edifício comercial impacta diretamente no funcionamento cognitivo. Diversos estudos mostram os benefícios da presença de janelas grandes que permitam a entrada de luz natural, aumentando a produtividade do funcionário, seu engajamento e sua satisfação. A infraestrutura dos edifícios, como o sistema HVAC, também tem um papel indiscutível. Uma qualidade de ar ruim pode propagar gripes e resfriados, e uma equipe doente nunca é produtiva.

4. Zonas de silêncio

Colegas de trabalho barulhentos são mais do que um aborrecimento: uma pesquisa do World Green Building Council indica que o ruído do ambiente pode causar uma queda de 66% na produtividade.

“A capacidade de concentração é uma das principais motivações da experiência do funcionário”, aponta Jordan.

Existem diversas opções para melhorar a acústica, como a instalação de materiais no teto para isolamento sonoro ou a utilização de um ruído branco suave para disfarçar os sons da sala. Cabines com telefone podem ajudar a isolar reuniões por videoconferência, com o benefício adicional de oferecer um espaço privado para conversas.

5. Tecnologia para o local de trabalho que seja fácil de usar

A tecnologia pode tornar a vida no escritório muito mais fácil ao automatizar tarefas rotineiras, como reservar uma sala de reunião. “Quanto mais tecnologia puder ser incorporada ao local de trabalho, mais as pessoas se tornam produtivas”, relaciona Ed Nolan, responsável por Workplace Strategy na JLL.

Porém, a implementação é fundamental. Quando a tecnologia não é intuitiva, os funcionários podem perder um tempo valioso atrás de salas de reuniões disponíveis ou tentando descobrir se possuem o adaptador correto para compartilhar uma apresentação.

6. Uma forma inteligente de coletar dados

Mensurar a produção de quem executa determinados tipos de trabalho pode ser uma busca inalcançável. “A produtividade é uma equação relativamente simples quando os funcionários fabricam dispositivos. Só é preciso saber quantos dispositivos eles produzem por hora”, declara Jordan. “Essa equação não funciona quando se examinam todas as diferentes atividades que existem em uma empresa, da análise financeira até o desenvolvimento de estratégias de negócios.”

Para as organizações que desejam lidar com problemas de produtividade renovando seu local de trabalho, Jordan aponta cinco questões a serem analisadas: absentismo, desgaste, funcionamento cognitivo, produção laboral e recrutamento.

Decisões criteriosas

Ao mensurar cada intervenção na produtividade usando esses critérios, as empresas podem obter conhecimentos baseados em dados sobre como o local de trabalho está favorecendo ou dificultando o rendimento.

“Nem sempre é possível adicionar mais comodidades”, adverte Jordan. “O principal é conseguir encontrar a melhor combinação de serviços, aquela que causará o maior impacto nos funcionários. E isso só é possível quando usamos os dados para analisar o problema.”

young man on rooftop using a laptop
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