Como deixar seu CFO feliz com seu portfólio

Com a atual força de trabalho fluida e os mercados imprevisíveis, está se tornando cada vez mais difícil e ao mesmo tempo importante para as empresas entenderem o tamanho ideal de escritório para suas operações.

Dado que mão-de-obra e imóveis são as duas maiores despesas nos balanços da maioria das organizações, um espaço de escritório dimensionado de forma errada não apenas levará ao desperdício de espaço e custo de aluguel, mas também poderá afetar os níveis de produtividade - prejudicando os resultados finais.

Então, o que você pode fazer para reduzir o excesso e informar números melhores para o seu CFO?

De acordo com Jeremy Doherty, gerente regional de Planejamento de Ocupação da JLL Ásia-Pacífico, a otimização de portfólio ajuda a fornecer o espaço certo no momento certo para atender às necessidades contínuas e em mudança de uma empresa.

Com base nos cálculos da JLL, a otimização do uso do escritório pode economizar até US $ 1 milhão em despesas operacionais anuais em um portfólio de três milhões de metros quadrados. Ao realizar adequadamente o planejamento da ocupação, alguns clientes assinaram contratos de locação com espaço reduzido em até 20% do que haviam planejado inicialmente, diz Doherty.

A definição da quantidade ideal de espaço é diferente para todas as empresas devido a diferentes padrões e comportamentos de trabalho. A força de trabalho moderna também é fluida devido a estratégias alternativas no local de trabalho, como home-office, trabalho colaborativo e horários flexíveis. Eventos de longo prazo, como fusões e aquisições, desinvestimentos e expansões, também afetarão os requisitos de espaço.

Seu pessoal será o mais produtivo possível se tiver a combinação certa de ambiente de trabalho. Um espaço apertado pode ser prejudicial à produtividade, enquanto muito espaço pode ter um resultado de letargia e impactar negativamente na imagem da empresa.

Em meio a rápidas mudanças tecnológicas, a proporção de espaço por funcionário em período integral não é mais uma métrica adequada para o local de trabalho atual. “Entender o espaço ideal necessário não é apenas sobre metros quadrados por pessoa ou o número de estações de trabalho que podem caber no andar - é também o que você faz com esse espaço; como demarcar zonas de trabalho; e atribuir com precisão o número de estações de trabalho fornecidas versus configurações de trabalho alternativas ”, explica Doherty. Os mesmos princípios se aplicam às salas de reunião - como as salas são usadas e quantas pessoas em um determinado momento, ele acrescenta.

Determinar a quantidade certa de espaço é entender as necessidades e os objetivos do seu negócio. Um processo de coleta de informações de cima para baixo deve começar no nível C-suite. Qualquer iniciativa que não inclua uma avaliação e assessment dos riscos desde o mais alto nível falha devido a lacunas de informação. Por exemplo, uma reforma ou uma reconfiguração do espaço de trabalho para aprimorar a colaboração pode não ser prudente se um exercício de consolidação estiver sendo planejado.

Além dos executivos de C-suite e Lideres Imobiliários Corporativos, a otimização do portfólio requer um núcleo de planejamento que inclui diversos grupos de stakeholders, como representantes de unidades de negócios, recursos humanos e departamento financeiro. O envolvimento dos stakeholders relevantes ajudará a garantir que as estratégias desenvolvidas reflitam as necessidades de toda a organização.

As soluções de planejamento de ocupação não devem ser derivadas apenas dos requisitos atuais. As empresas também devem avaliar as metas de negócios e as formas de apoiar a equipe se o número de funcionários aumentar ou diminuir. Esse planejamento estratégico ajudará a evitar custos adicionais e despesas gerais, além de minimizar a interrupção dos funcionários.

Ao iniciar o planejamento de ocupação, observe a oferta e a demanda dos fatores envolvidos. A oferta é o seu espaço imobiliário próprio e alugado, enquanto a demanda é medida em pessoas, ferramentas e processos utilizados para executar o trabalho.

A contratação de um planejador de ocupação experiente simplificará esse processo, pois eles poderão auxiliar na coleta e validação dos seguintes conjuntos de dados para desenvolver cenários que permitem tomar decisões de portfólio mais rápidas e confiantes.

Os dados de oferta* incluem

• Informações sobre capacidade, população e vacância
• Relatórios de utilização sobre o que se sabe do espaço ocupado
• Projetos já em andamento que afetarão as especificações atuais
• Vencimento da locação e opções de renovação

As fontes de demanda** incluem

• Inteligência sobre as próximas iniciativas de negócios coletadas do C-Suite
• Informações comerciais diárias das unidades de negócios locais
• Dados do número de funcionários provenientes das organizações financeiras
• Informações atuais sobre recrutamento de recursos humanos

Com os dados acima, você pode desenvolver diferentes cenários espaciais com explicações e planos de ação que abrangem:

• Ponto de equilibrio na capacidade de um site
• Exercícios de redução de custos / prevenção de custos
• Projetos de otimização em potencial
• Estratégias conservadoras ou agressivas para acomodar mudanças de previsão

Utilizando as melhores práticas e mantendo dados atualizados da população e do espaço, você pode executar com precisão o planejamento de cenários e identificar oportunidades para exercícios de consolidação e otimização.

A otimização do portfólio deve ser um processo contínuo. “À medida que os dados se tornam mais disponíveis de várias formas, eles estão sendo aplicados de maneira inteligente por meio de influências quantitativas e qualitativas”, diz Doherty. "Esse esforço permite que as empresas moldem seus portfólios para apoiar totalmente os objetivos dos negócios e com o menor custo possível".

* A oferta é o espaço imobiliário próprio ou locado da empresa

** A demanda é medida em pessoas, ferramentas e processos utilizados para realizar o trabalho