Guia da JLL mostra o futuro dos espaços de trabalho, de A a Z

Cada vez mais, as empresas vão automatizar processos e tarefas para aprimorar a produtividade. Suporte ao cliente, análise de funcionários e processos de contratação são apenas alguns exemplos. Mas isso não significa que os escritórios serão espaços frios e robóticos, pelo contrário. O local de trabalho continuará a ser onde a interação e a colaboração acontecem. Com a otimização promovida pela automação, as pessoas têm mais tempo para habilidades que são exclusivas dos humanos, como criatividade e capacidade de adaptação. Nos espaços corporativos, isso se traduz em mais salas interativas e espaços coletivos para compartilhar ideias.

Tempo e espaço fixos para a realização do trabalho são coisas do passado para a maioria das organizações. Com empresas dando aos funcionários mais autonomia sobre como e quando eles querem executar suas tarefas, alcançar o equilíbrio no trabalho irá exigir mais do que apenas horários flexíveis. É necessário transformar a gestão para a construção de relações baseadas em confiança e atividades orientadas por resultados, lembrando que o conceito de equilíbrio varia de pessoa para pessoa. Assim, o desafio das lideranças é reconciliar a visão individual de equilíbrio com os objetivos da organização.

Com a reabertura gradual dos escritórios, a liberdade de escolha agora é uma expectativa importante para a maioria dos funcionários. Os novos arranjos trarão mudanças nos contratos, nos horários e locais de trabalho, além de uma redefinição de responsabilidades e incentivos. As organizações precisam planejar, de forma proativa, os cenários que atendam às expectativas dos funcionários, a fim de permitir que eles prosperem e aumentem a produtividade. As ascensões na carreira serão personalizadas, sem um caminho linear. 

Os novos espaços de trabalho serão menos densos do que os escritórios tradicionais para trazer mais segurança para todos. Um escritório “desdensificado” assumirá várias formas e dimensões, com estações de trabalho espalhadas para aumentar a distância social. A tecnologia antecipatória ajudará a prevenir lotação ou longas filas de espera. Melhores sistemas de filtragem e distribuição de ar contribuirão para as pessoas se sentirem seguras.

Depois de ter passado tanto tempo trabalhando em casa por causa da pandemia, as pessoas vão voltar para o espaço corporativo com novas expectativas. Para muitos, o escritório não será mais uma experiência de cinco dias por semana. Estar de volta ao escritório será uma celebração, com destaque para as interações sociais e os saudosos cafezinhos. Assim, o bem-estar vira protagonista, com uso de design biofílico e tecnologias integradas. Os projetos serão inspirados pela hospitalidade e centrados no funcionário, com tecnologias quase invisíveis e ferramentas de controle de ambiente para melhorar a saúde e a segurança no trabalho.

Com menos necessidade de espaço devido ao trabalho distribuído e remoto, algumas organizações estão buscando maneiras de cortar custos em seu portfólio para mitigar o impacto financeiro da pandemia. Conhecer e compreender as tendências e oportunidades pode fazer toda a diferença quando se trata dos custos. 

Em um cenário pós-COVID, os locais de trabalho devem cumprir regulamentos ​​e padrões das autoridades do país. Eles se tornarão parte dos procedimentos operacionais e do gerenciamento de instalações da organização. As diretrizes de design corporativo já estão evoluindo para se tornar um conjunto mais holístico de princípios de design, indo além da aparência do espaço e incorporando conceitos de bem-estar; protocolos de sustentabilidade, saúde e segurança; densidades de headcount e uma gama mais ampla de opções para reunião, colaboração ou concentração.

A sede da empresa continuará sendo o epicentro de ação para gerenciar e inspirar os funcionários. Depois da reentrada, ela terá elementos semelhantes aos benefícios de associação de clube: amenidades e atividades que não podem ser experimentadas em outro lugar. Ao mesmo tempo, nas grandes cidades, algumas organizações estão considerando uma descentralização significativa de seus portfólios, com espaços de trabalho satélite ou associação com redes de coworking para facilitar o acesso dos funcionários  

Estamos aprendendo a conviver com o risco de novas infecções em nossas interações diárias e, no escritório, a responsabilidade por esse risco é da empresa. Rastreamento de contatos com proteção ao direito de privacidade dos usuários exige tecnologia sofisticada, que será incorporada ao local de trabalho. Sensores para monitorar o fluxo de pessoas, dispositivos touchless, QR codes, biometria - tudo isso irá complementar o design dos escritórios.

No pós-pandemia, o mapeamento da jornada do funcionário será imperativo. Assim, as empresas podem adaptar suas abordagens para alcançar os objetivos, sejam eles ativar o propósito da organização, aumentar a coesão, promover bem-estar ou simplesmente construir confiança.

A crise sem precedentes ensinou a importância das pessoas, da conexão e da bondade. Valores como empatia, respeito e generosidade desempenham um papel fundamental no trabalho e na vida. As pessoas são mais inclinadas a valorizar a gentileza e a empatia dos líderes e colegas acima de outros benefícios materiais. Melhorar o bem-estar na empresa dá aos funcionários a oportunidade de desenvolver consciência para outras causas fora do trabalho, como o apoio a programas sociais e ambientais, causando um impacto positivo na comunidade. 

Com os inquilinos exigindo maior flexibilidade e aumentando as taxas de vacância, os proprietários precisam repensar sua proposta de valor e abordagem para atrair e reter ocupantes. Alguns continuam a incluir a oferta de amenidades em espaços atualmente subutilizados em áreas-chave como bem-estar (academias, áreas de meditação ou ioga), alimentos e bebidas (opções de alimentação saudável ​​no prédio) ou social (clubes, lounges e áreas de reunião) nas suas instalações. Outros estão apostando em espaços de coworking. O que se vê é a negociação de aluguel evoluindo e incluindo outros requisitos, com o design dos espaços ocupando um papel central e agregando valor aos ativos.

Reunir-se com colegas ou clientes tem importância renovada no local de trabalho do futuro. Com muitos ainda trabalhando em casa ou de lugares diferentes, melhorar as condições de áudio, vídeo e iluminação pode fazer com que aqueles que estão fora da sala sintam-se realmente parte da reunião. A Realidade Mista (MR, na sigla em inglês) simula uma experiência que mistura o ambiente físico com elementos virtuais. Além disso, a sala de reunião do futuro atende às diferentes formas de interação - em pé, sentado, em movimento - liberando espaço no centro da sala, favorecendo o distanciamento social e permitindo que os participantes sejam mais expressivos ou introspectivos, conforme desejarem.

Diminuir as emissões de carbono e aumentar a eficiência energética são essenciais para reduzir nossa a emissão de carbono e ter edifícios mais sustentáveis. A tendência se acelera à medida que mais e mais empresas se alinham ao Acordo Climático de Paris e fazem compromissos públicos com metas agressivas para zerar a emissão de carbono nos próximos anos. Uma abordagem mais ampla ajuda as empresas a integrar a sustentabilidade no processo de design, por meio de um projeto de engenharia sustentável.

Há muitos caminhos possíveis em uma reorganização de portfólio, como a descentralização, a densificação ou a terceirização dos espaços. Mas a redução do portfólio imobiliário, quando necessária, precisa de um conjunto paralelo de ações para evitar o envio de uma mensagem desfavorável aos funcionários e deve contecer com medidas compensatórias, dando alternativas aos funcionários afetados. Pensar a organização do portfólio de maneira holística, integrando o profissional de real estate a outras áreas, como RH e comunicação, é uma estratégia que aumentará o apoio dos funcionários aos seus futuros arranjos.

O desafio que surge para muitas organizações é como manter a motivação, o engajamento e os níveis de produtividade elevados ao lidar com acesso limitado ao escritório e a incerteza sobre a duração da pandemia. O escritório do futuro vai incorporar áreas sociais e de concentração, além de espaços onde os funcionários encontrem conforto, confiança e apoio para aumentar e manter a produtividade ao longo do dia e ao longo do tempo. Essa segurança psicológica é particularmente importante para a criatividade e a disposição a correr riscos em negócios disruptivos.

Mesmo com toda a conveniência trazida pela tecnologia, as filas ainda faziam parte da vida antes da pandemia. Hoje, as filas representam um risco para a saúde, por isso, a reentrada nos escritórios vai girar em torno de mais antecipação e planejamento. Já existem aplicativos para filas nos espaços corporativos, assistentes virtuais que ajudam a organizar o dia e ferramentas que fornecem dados em tempo real de áreas com mais ou menos tráfego de pessoas, identificados por sensores. Recursos de design podem contribuir para uma circulação mais inteligente, orientando o fluxo e ajudando a resolver problemas de capacidade de ocupação por conta dos novos protocolos. 

Cada empresa tem agora a oportunidade de avaliar em quais áreas e em que medida o trabalho remoto deve ser adotado em um plano de longo prazo, afinal, há muitas nuances entre o trabalho totalmente remoto e o totalmente presencial. Compreender a força de trabalho por este ângulo permitirá que as organizações definam políticas de trabalho remoto mais personalizadas, que beneficiem a todos. 

As organizações precisam aprimorar o compartilhamento do seu propósito para compensar a diluição do envolvimento das pessoas que trabalham em casa. Equipes fortes começam com um propósito claro. Isso faz com que os funcionários sintam-se importantes em um contexto mais amplo. É necessário criar mensagens eficazes para comunicar seu propósito aos funcionários e, agora, o local de trabalho precisa inspirar o propósito mais do que nunca. É possível aprimorar o uso da marca e criar um link para a história da empresa e seus objetivos por meio de intervenções inteligentes em áreas selecionadas, como os nomes das salas de reunião, por exemplo. 

Devido à maior consciência acerca da propagação de vírus, há uma mudança para evitar o toque em superfícies ou objetos que não são nossos. A interatividade de dispositivos pessoais com o ambiente de trabalho já é realidade e ambientes touchless podem ser a estratégia central do design do local de trabalho. Com uma política de utilização de dados transparente, devemos ver uma crescente adoção de tecnologias de reconhecimento facial no contexto corporativo. 

Ser onipresente no contexto de trabalho significa que os funcionários podem performar de onde quer que eles estejam e a qualquer hora. Essa é uma mudança definitiva para um modelo orientado a resultados. A hora e o local são menos importantes e o trabalho pode ser personalizado. Ao mesmo tempo, existe o risco de problemas de saúde pela hiperconexão. Este é um desafio que as empresas precisam se comprometer a enfrentar. 

Mais acessíveis e proporcionando melhores experiências aos usuários, a realidade aumentada  está abrindo caminho para uma nova geração de reuniões e interações sociais reais e virtuais no ambiente de trabalho. Essas tecnologias oferecem os benefícios de interações espontâneas sem riscos para a saúde. O potencial de que todos podem estar "virtualmente presentes" vai humanizar as relações virtuais, enquanto proporciona economia de custos em viagens de negócios. 

Bem-estar no local de trabalho é prioridade, indo além da saúde e segurança física e dos limites tradicionais do escritório. Com milhões de cidadãos confinados por meses e muitas restrições e incertezas econômicas, iniciativas de saúde mental e apoio emocional são essenciais para os funcionários atuarem em circunstâncias desafiadoras. No escritório, é interessante pensar em zonas livres de estresse para momentos de pausa, em luzes circadianas para criar humores diferentes em espaços diferentes ou design biofílico para se reconectar com a natureza. 

Designers e fabricantes de móveis estão ajudando a criar escritórios mais seguros e livres de vírus com móveis maiores e densidades mais baixas. Um mobiliário XL (extra grande, na sigla em inglês) para escritório incorpora formas mais sofisticadas de divisão para oferecer flexibilidade e adaptabilidade. Os móveis também terão mais materiais inóspitos aos germes, como o cobre, e a função principal das divisórias, que era o isolamento acústico, passa a ser evitar a propagação de microorganismos.

Agora, cada um escolhe como configura seu dia de trabalho e sua semana. As organizações medem o valor das entregas, não as horas trabalhadas. A possibilidade de escolha proporciona funcionários mais produtivos, leais e felizes. Todos terão a clareza do motivo pelo qual devem ir ao escritório, não será apenas a opção padrão disponível. 

A experiência intensiva com videoconferências deve favorecer a adoção de outras ferramentas digitais e novas tecnologias no trabalho. Além disso, a coexistência do trabalho e da vida doméstica é finalmente reconhecida, aceita e vista com empatia. Novas regras de etiqueta vão sendo incorporadas para melhorar as interações e não sobrecarregar as pessoas. São tempos de mudanças significativas e profundas, e quem não se adaptar não sobreviverá.