O que é o IWMS e como ele otimiza a gestão do espaço de trabalho

A gestão de espaços corporativos é complexa e engloba áreas tão distintas como Facilities, Manutenção e Sustentabilidade, sem deixar de lado o conforto e a experiência do usuário. Para simplificar a tarefa, existe uma tecnologia que reúne, em um só sistema, os controles e os dados das principais operações de um escritório. É o IWMS, sigla em inglês para Integrated Workplace Management System (Sistema de Gestão Integrada do Espaço de Trabalho).

“A maior vantagem do IWMS é ser um sistema único para lidar com todos os controles da ocupação do prédio, de modo centralizado. Assim, a empresa não precisa ter vários sistemas diferentes e que nem sempre conversam entre si”, afirma Ariel Castillo, gerente comercial e consultor da JLL Technologies para a América Latina. 

Por ser um sistema de gestão de espaços de trabalho, o IWMS integra soluções tanto para melhorar a gestão do backoffice em tarefas, como a ronda da limpeza ou a identificação de um consumo excessivo de energia,  como para facilitar a vida dos funcionários ao reservar uma sala ou estação de trabalho, por exemplo.

Além disso, trata-se de uma plataforma modular e que pode ser configurada para a necessidade de cada empresa para ser usada no computador e nos smarthphones por gestores e funcionários. “Quando se usa a mesma tecnologia, as pessoas se conectam de maneira mais rápida e eficiente, não precisam ficar entrando em vários aplicativos para realizar as tarefas do dia a dia”, aponta Ariel.

Em geral, os IWMS disponíveis no Brasil controlam custos, desempenho, fluxo de trabalho e documentos destes cinco pilares:

Com a planta do andar em mãos, os gestores visualizam dados captados por sensores e têm informações em tempo real sobre a ocupação do espaço. Assim, podem tomar decisões mais fundamentadas sobre como melhorar seu uso e controlar o distanciamento social na reentrada.

O sistema agiliza o atendimento de chamados e reúne dados de rondas e de ordens de serviço para fazer previsões precisas sobre a manutenção preventiva, reduzindo a frequência da corretiva e a quebra de equipamentos. “Muitos aplicativos têm GPS, então o gestor sabe exatamente qual é o lugar onde o reparo deve ser feito”, completa Ariel.

Controla os dados de consumo de água e energia. Conectado a sensores, o software ajusta temperatura, iluminação e ventilação com base na ocupação e monitora o uso de recursos em tempo real, além de informar quando há oportunidade de reduzir o consumo, como perto do horário de pico. 

Essa funcionalidade centraliza todas as informações sobre projetos de construção e reforma do prédio, com dados como plantas, custos e cronogramas, aumentando a transparência e a eficiência do processo para gestores e proprietários.

Permite aos gestores de patrimônio gerenciar todas as informações sobre a cessão de seus espaços em uma só plataforma, que traz dados como o pagamento e o recebimento de aluguéis, a metragem ocupada, os termos de locação (como data de início e término do contrato) e o Custo Total de Propriedade dos ativos.

Por tudo isso, o IWMS pode ser considerado o cérebro que comanda o uso da tecnologia para administrar melhor os espaços de trabalho e tomar decisões baseadas em dados.