O que é proptech – e como a tecnologia melhora a gestão de facilities

Quem está por dentro das novidades do setor de real estate já deve ter se deparado com a palavra proptech, “prima” das já conhecidas fintech, healthtech e greentech, que se referem a novas tecnologias em finanças, saúde e sustentabilidade, respectivamente.

Proptech é a fusão dos termos “property” (propriedade) e “technology” (tecnologia) e traz um novo olhar para o setor de real estate: usar a tecnologia para otimizar processos de compra, venda, locação e gestão de imóveis e coletar dados que agreguem inteligência a essas operações. 

Um exemplo famoso nesse mercado é o Airbnb, mas sob o guarda-chuva de proptech existem também soluções para CRE (Commercial Real Estate). São as chamadas CRETech, focadas em melhorar a gestão de imóveis comerciais – inclusive no setor de Facilities. “A tecnologia permite que os gestores façam análises melhores sobre a ocupação do espaço, a eficiência dos serviços e o controle de ativos para ter mais consistência nas decisões”, afirma Marcelo Mendes, head de Produtos e Inovação da JLL Technologies.

Já estão disponíveis no Brasil algumas soluções de proptech para automatizar as demandas de facilities com a ajuda de sensores e softwares que coletam informações em tempo real e geram notificações imediatas de ocorrências, por exemplo.

Essas informações são usadas para gerar relatórios analíticos abarcando todos os KPIs importantes para a empresa. “Os dados mostram com precisão, por exemplo, a eficiência dos fornecedores de serviços ou a necessidade de ocupar mais ou menos espaço no prédio”, exemplifica Lívia Lourenço, gestora de Facilities e embaixadora do IFM Community Brazil na JLL.

Confira, a seguir, alguns exemplos de funcionalidades que otimizam a gestão de facilities.

Essa é uma função básica do sistema, que permite ao funcionário reservar salas de reunião pelo computador ou pelo telefone celular. Os sensores instalados no local mostram também se a sala está sendo subutilizada e se há aglomeração, enquanto software pode ser programado até para cancelar a reserva de quem se atrasa em excesso. “O sistema já vem habilitado para o usuário final. O time de Facilities não precisa ficar cuidando de quem reservou ou não”, diz Marcelo.  

Sensores de presença “contam” o número de pessoas que entram no banheiro. Quando eles detectam um tráfego excepcional, o software alerta o responsável pela limpeza para checar se é preciso reabastecer produtos ou higienizar o local. “Isso alivia o trabalho dos supervisores. Se os banheiros estiverem sendo pouco usados, os funcionários da limpeza podem ser alocados para fazer outro serviço”, pondera Lívia. “Também há opções para incentivar o usuário a opinar sobre o estado do banheiro ou gerar um chamado no local. A informação vai direto para o gestor da limpeza.”

Em vez de usar pranchetas na ronda, os supervisores podem fazer o checklist do banheiro por QR Code, usando o smartphone para selecionar o que deve ser feito em cada um e abrir, no local, uma ordem de serviço para o líder ou encarregado da limpeza no andar, quando necessário. “Isso agiliza muito a limpeza. As rondas eficientes dão aos usuários a sensação de quem tem alguém tomando conta”, diz Lívia.

O software de facilities pode ser integrado ao sistema que a empresa já utiliza para que os funcionários gerem chamados pelo computador ou pelo celular. “Em vez de ligar para a área de manutenção, o funcionário reporta no smartphone que uma cadeira quebrou ou que o ar-condicionado está desregulado”, exemplifica Marcelo. Essa ordem de serviço vai na hora para o líder de manutenção, que aciona a equipe para executar o serviço requisitado com mais agilidade.

Para evitar filas na recepção, visitantes podem ter acesso ao prédio usando o celular. Depois de informar a hora de entrada e saída e o funcionário a ser visitado (e em qual andar), o visitante aprovado pela empresa recebe um e-mail com um QR Code que libera sua entrada. Ao chegar no prédio, basta usar o celular para passar na catraca. “Muitos prédios já tiraram essa tarefa dos recepcionistas, que ficam focados em atendimentos mais personalizados ou no recebimento de entregas”, diz Lívia.

Com um smartphone em mãos, o líder de manutenção faz a ronda seguindo o checklist pré-determinado e abre ordens de serviço no local quando encontra problemas. Os dados gerados apontam ao gestor de Facilities se as metas da área estão satisfatórias e mostram os pontos cegos da manutenção. “O gestor pode avaliar se o fornecedor dos serviços está trabalhando com eficiência nas rondas e no tempo de atendimento e até onde é preciso rever as preventivas porque há mais chamados do que o esperado”, aponta Marcelo.

Sujeiras inesperadas no carpete podem ser limpas na hora (e de maneira correta) pelos encarregados da limpeza. Com um smartphone em mãos, eles tiram uma foto do problema e o aplicativo registra a localização exata e o tipo de sujeira para informar quais são as esponjas e produtos ideais para limpar o carpete e qual é o melhor horário para a operação. “A informação fica registrada para o gestor de Facilities, que mantém o carpete sempre higienizado e tem um histórico registrado para avaliar onde há mais ou menos necessidade dessa limpeza específica”, completa Lívia.

Esses são alguns exemplos de como as proptechs podem melhorar a performance da área de Facilities de uma empresa. Quer saber mais? Nossas newsletters trazem mais dicas de como a tecnologia ajuda gestores na prevenção contra a COVID-19 na reentrada. Cadastre-se abaixo e descubra mais novidades!