Tecnologia ajuda empresas a entender e a otimizar o uso do espaço de trabalho
Plataforma da JLL reúne dados úteis ao planejamento e à melhoria da experiência do funcionário, podendo levar à redução de custos.
Os imóveis estão entre os ativos mais caros das empresas, portanto usá-los de forma eficiente é uma maneira de otimizar recursos. Esse argumento já seria suficiente para estudar o uso dos espaços, mas há outros ainda. Com o futuro do trabalho batendo à porta, oferecer uma boa experiência aos funcionários no escritório - e fora dele - pode fazer toda a diferença na atração e retenção de talentos, na produtividade da equipe e, consequentemente, no sucesso do negócio.
Como uma empresa de tecnologia focada em real estate, a JLL possui ferramentas para monitorar a utilização de ambientes corporativos e gerar dados que permitem a criação de estratégias de trabalho mais eficazes. Uma das novidades é a Utilization IQ, uma plataforma que recebe informações de várias fontes, como dados de crachá, redes fixas e sem fio, sensores de presença, entre outros, e fornece insights para planejar o uso dos espaços de maneira mais inteligente.
“Os insights fornecidos pela ferramenta podem levar a uma mudança de estratégia, com diminuição ou aumento do escritório, de acordo com a real necessidade. Além de compreender a demanda atual, dá suporte a decisões mais inteligentes e assertivas para o futuro”, diz Poliana Brandão, diretora da área de Digital Solutions da JLL.
Quantas posições de trabalho são necessárias? Quantas e qual o tamanho ideal das salas de reunião? A análise de uso dos espaços pode responder a estas e a outras perguntas que impactam diretamente a experiência do funcionário e afetam a sua produtividade.
Conheça os principais benefícios da análise de utilização dos espaços:
- Reduz custos excessivos;
- Elimina o risco de alta ocupação ou subutilização;
- Acelera o retorno sobre o investimento;
- Indica se a prática de gerenciamento de mudanças da organização é eficaz.
Entendendo o uso dos espaços e o desafio de cada negócio
“A vantagem da Utilization IQ é centralizar os dados, que vão basear análises que levam a uma melhor tomada de decisão. Isso possibilita o uso mais eficiente do espaço, gera economia e proporciona uma melhor experiência para os funcionários.”
Compreender como o espaço é usado hoje e como pode ser mais bem utilizado no futuro ajuda a evitar o desperdício. E, apesar de a tecnologia fornecer uma imensa quantidade de dados, não é necessário tanto para criar um plano de utilização eficiente. O primeiro passo é definir o desafio da organização para, então, selecionar as melhores fontes. Confira o questionário a seguir:
Qual é o seu desafio?
- Você está ficando sem espaço porque sua organização está expandindo?
- A empresa está encolhendo ou mudando o modelo de negócio?
- Você suspeita que o espaço é subutilizado, mas não sabe onde ou por quê?
- Você precisa mudar sua cultura organizacional e, assim, ter um local de trabalho que incentive
mais engajamento e colaboração? - Você quer apoiar o trabalho remoto dentro e fora do escritório?
A análise da utilização do espaço pode ser feita uma única vez ou de forma contínua, dependendo do objetivo da empresa. Também é possível fazer o monitoramento em diferentes níveis - no prédio todo, em andares específicos ou em determinadas mesas e salas - e até em tempo real.
