Três desafios para as empresas superarem em tempos de home office compulsório

O isolamento social recomendado pela OMS (Organização Mundial da Saúde) para conter a disseminação do coronavírus está promovendo uma adoção em massa do home office. As empresas que já contavam com políticas de trabalho flexível, ainda que restrito a algumas áreas de negócio ou a grupos de colaboradores, tendem a se adequar com mais facilidade, mas outras acabam enfrentando dificuldades na adaptação ao novo modelo de trabalho.

A adesão ao home office envolve questões jurídicas e da área de Recursos Humanos, mas a situação crítica obriga as organizações a pensar fora da caixa. O momento é de flexibilidade e adaptação à mudança.

Esta também é uma oportunidade para as empresas que ainda não têm políticas flexíveis de trabalho refletirem sobre dar esse passo à frente. Afinal, workplace é uma maneira de atrair e reter talentos nas organizações.

Após o vídeo, confira três desafios que as empresas estão enfrentando neste momento de transição de modelo de trabalho e algumas dicas de como superá-los. 

A tecnologia tem papel fundamental no trabalho à distância. Os colaboradores precisam de equipamentos, conexão de qualidade à internet, ferramentas seguras (de comunicação, de compartilhamento e armazenamento de arquivos) e treinamentos para aprender a usá-las. Afinal, uma tecnologia que pode parecer muito simples e amigável para uma pessoa pode ser difícil para outra.

Dica: é necessário fazer investimentos em tecnologia e em ferramentas adequadas para a adaptação total ao novo modelo de trabalho. O ideal é que o foco não seja em custos, mas em  proporcionar uma experiência completa e confortável para todos os colaboradores. Sem tecnologia robusta, o trabalho remoto é prejudicado.

Nem todos os gestores gostam ou conseguem exercer a liderança à distância. Muitos precisam ver sua equipe desempenhando sua função no escritório para se sentirem confortáveis. No entanto, presença física não é sinônimo de produtividade.

Dica: é hora de os líderes repensarem sua forma de atuar e de aproximar as pessoas. Para ter uma equipe motivada e produtiva, é importante se empenhar na construção de relacionamento, de confiança, de conexão entre as pessoas.

Assim como gestores podem ter dificuldade em exercer a liderança à distância, alguns colaboradores também podem demorar para se adaptar a exercer suas tarefas em casa. Seja pela falta de uma área de trabalho adequada, por conta de ruídos, pela presença da família, tarefas domésticas, enfim, as distrações são muitas.

Dica: em um primeiro momento, é natural que as pessoas se desestruturem um pouco com a mudança, o que pode afetar o rendimento. Mas há uma curva de aprendizado e, em geral, é questão de tempo para que elas se adaptem ao novo ambiente e passem a trabalhar de forma eficiente. Cabe dar atenção especial e entender as necessidade de cada um da equipe, na medida do possível.

Algumas ações podem ajudar a tornar o home office mais produtivo:

- Defina seu espaço: é importante delimitar uma área de trabalho. Organize a mesa de maneira funcional e garanta a privacidade para evitar distrações.

- Sinais de “não perturbe”: se você mora em um espaço compartilhado com a sua família, é necessário estabelecer os momentos em que pode ser interrompido. Assim, fica mais fácil manter a concentração e o fluxo de trabalho.

- Tenha uma rotina: a tentação de ficar de pijama o dia inteiro é grande e parece fácil diminuir o ritmo de trabalho quando se está em casa. Por isso, é vital estabelecer uma rotina que permita acompanhar a saúde física e mental. Estabeleça um cronograma rigoroso de refeições, intervalos e, mais importante ainda, um horário para finalizar o trabalho.

- Lista de tarefas: ao fim do expediente, defina todas as atividades que devem ser realizadas no dia seguinte e agende ligações, reuniões, acompanhamentos, lembretes e tarefas que devem ser concluídas.

- Programe o tempo entre as reuniões: defina com antecedência quais tarefas estão pendentes e separe um espaço entre as reuniões ou ligações para concluí-las.

- Mantenha sua agenda atualizada: coordene com sua equipe para manter os calendários atualizados e compartilhados, não apenas em reuniões e chamadas, mas também em termos das atividades que precisam ser concluídas. Assim, eles podem ser contatados nos espaços que têm livres.

- Seja proativo no contato com clientes e colegas: é importante manter contato com equipes e clientes, mesmo quando não estamos pessoalmente com eles. Defina lembretes para comunicação via e-mail ou telefone para manter contato. Se estiver trabalhando em um grupo ou no meio de um projeto, envie atualizações para a equipe e clientes para que eles saibam em que fase ou estágio estão trabalhando. Vocês podem combinar previamente qual será a frequência e a forma das atualizações.

- Faça intervalos: programe pausas para se levantar e tomar um pouco de ar, para almoço e lanches. Isso significa que você deve ter um tempo para desconectar e não trabalhar continuamente mais do que o necessário.