Como preparar o espaço corporativo para reuniões híbridas eficientes

“Até um ano e meio atrás, um dos primeiros tópicos de um projeto era a quantidade de mesas necessárias para adequar o grupo de funcionários. Agora, as empresas estão solicitando ideias de espaços para reuniões colaborativas. As pessoas não vão ao escritório para fazer trabalho individual, elas vão para encontrar e trabalhar em equipe, para trocar idéias uns com os outros e para receber clientes”, explica Kramer.

O executivo ainda acredita que há valor em ter um escritório físico, especialmente quando se trata de apresentar ideias aos clientes. Entretanto, ele acredita que há uma tendência geral de se afastar das reuniões formais e rígidas, vendo que, em geral, a maioria dos segmentos estão se tornando mais informais e não esperam mais um encontro em uma dala de diretoria para uma apresentação. 

“Os clientes estão felizes com encontros em espaços mais confortáveis. A pandemia mostrou como a antiga maneira de trabalhar não era convidativa e, com as gerações mais jovens no mercado, as empresas sabem que devem mudar para atrair e reter talentos. Mesmo as companhias anteriormente relutantes compreendem que o trabalho flexível vai ficar, por isso estão ouvindo seus funcionários e adotando uma abordagem mais holística”, completa Kramer.

A tecnologia desempenhará um papel fundamental na forma como nos encontramos, mesmo com a maioria presente no escritório. Nem todos voltarão para participar de reuniões, portanto, os recursos digitais dentro dos espaços de reunião precisam facilitar a participação de pessoas de diferentes locais. 

Stéphanie Bonduelle, diretora Geral da Tétris para o Reino Unido, espera que haja um maior foco na qualidade da acústica e da iluminação, bem como na sonorização e no carregamento sem fio. “Trata-se de reestruturar a tecnologia pré-existente e investir em especificação para melhorar o local de trabalho e tornar as reuniões ainda melhores. Por exemplo, telas em tamanho real podem criar a impressão de que um colega de outro escritório está fisicamente na sala com você. Isso permite trabalhar remotamente, mas também ter uma palavra a dizer nas reuniões, enquanto que se estiverem apenas em uma tela de laptop, é fácil esquecer que eles estão lá. De muitas maneiras, a tecnologia pode realmente aumentar a inclusão.”

A implementação de mais tecnologia pode realmente ajudar a impulsionar a diversidade e a inclusão para muitas empresas, permitindo que as pessoas com deficiências façam parte, especialmente se o deslocamento para um escritório for difícil em termos de mobilidade.  

Bonduelle também acredita que a tecnologia ajudará a manter as salas de reunião seguras, com investimentos em ventilação e purificadores de ar, acesso sem contato, superfícies e materiais mais fáceis de limpar... as possibilidades são infinitas.

As salas de reunião que podem ser reservadas remotamente se tornarão a norma não só para controlar o número de pessoas dentro das salas, mas também porque pode permitir uma janela de 10 minutos para limpeza, de modo que as pessoas se sintam seguras. 

A pandemia colocou foco na saúde e no bem-estar, uma tendência que os colaboradores estão ansiosos para ver nos escritórios reimaginados. Isso, no entanto, precisa ser refletido na forma como o escritório é configurado e projetado.

O escritório precisa oferecer algo que as pessoas não possam obter em outro lugar. A reformulação de antigas salas de reunião que não serão mais utilizadas em estúdios de ioga, academias, zonas de meditação e outros espaços que promovam saúde e bem-estar motivará as pessoas a se deslocarem para o escritório, pois eles sabem que, além de trabalhar, podem dedicar tempo para relaxar e melhorar outros aspectos de suas vidas.

Há várias maneiras pelas quais as empresas podem conseguir isso. Algumas optarão por dividir salas maiores em espaços menores, mais íntimos, que limitam o número de pessoas permitidas de uma perspectiva de saúde e segurança. Ainda assim, algumas empresas podem optar por salas maiores para permitir o distanciamento social. Divisórias como portas de correr podem facilmente cortar uma sala pela metade para permitir reuniões menores, com a opção de abertura em um espaço maior conforme seja necessário. 

E não é apenas a sala em si que pode ser reconfigurada para atender uma série de necessidades. Até mesmo os móveis podem ser alterados para facilitar uma sala de reunião flexível. Por exemplo, cadeiras empilháveis e mesas desmontáveis podem ser facilmente guardadas quando a sala não está sendo usada para uma reunião, permitindo um espaço grande e arejado que poderia ser usado para uma série de exercícios e eventos de equipe.