Como a pandemia está afetando a gestão dos edifícios corporativos

Uma boa administração predial é fundamental para garantir o bem-estar dos ocupantes e a gestão eficiente dos recursos de um condomínio. Em tempos de pandemia, a área de Gerenciamento de Propriedades se torna ainda mais estratégica, pois depende dela a adoção de medidas para conter o avanço do coronavírus nos espaços corporativos, locais fechados, com aglomeração de pessoas e que podem facilitar a transmissão do novo coronavírus.

Nós, da JLL, estamos cientes da importância de minimizar os riscos de infecção e atuamos com foco em preservar a saúde, a segurança e o bem-estar de todos os frequentadores dos empreendimentos sob nossa gestão, sejam edifícios comerciais ou galpões logísticos. Como uma empresa global, presente em mais de 80 países, compartilhamos as melhores práticas para continuar a operar com eficiência e segurança, pois a saúde dos nossos colaboradores, fornecedores e clientes é nossa prioridade absoluta.

Sabemos também que a contenção do vírus depende de ações individuais com impacto no coletivo; por isso, desde o início da pandemia, criamos canais de informação para compartilhar conteúdos confiáveis, sempre seguindo as recomendações da OMS (Organização Mundial da Saúde), do Ministério da Saúde e da nossa área de HSE (Saúde, Segurança e Meio Ambiente). Também colocamos em prática o nosso Plano de Contingência e Continuidade de Negócios. Assim, antes mesmo da confirmação dos primeiros casos no Brasil, implementamos ações como a instalação de dispenser de álcool em gel nas áreas comuns dos empreendimentos e o uso de máscaras para que nossos colaboradores trabalhem de maneira segura.

Enquanto a maioria das empresas adotou ou intensificou o home office (inclusive parte da equipe da JLL), a área de Gerenciamento de Propriedades continuou atuando para que os empreendimentos não parassem. E, acredite, mesmo com a ocupação baixa - o movimento está, em média, 10% do normal -, trabalho é o que não faltou.

Antevimos a demanda dos clientes por redução de custos neste momento de crise e buscamos os nossos parceiros para negociar valores e prestação de serviços, atingindo uma economia média de 20% e, em alguns casos, chegamos a 40% de redução. Juntos, conseguimos acordos de flexibilização de contratos, remanejamento das escalas de trabalho e antecipação de férias, por exemplo, para evitar demissões. Trabalhamos em conjunto com as empresas de utilidades, revisando demandas de energia, água, gás. Remanejamos trabalhos noturnos para o período diurno, devido à janela criada pelo momento, a qual possibilitou tal alteração, sem nenhum risco para nossas operações. Alinhamos com nossos parceiros de equipamentos, geração de energia, elevadores e ares-condicionados, adequações nas operações, proporcionando menores consumos, desgastes e ajustes nos planos de manutenção. Tudo isso antes da edição da Medida Provisória que instituiu o Programa Emergencial de Manutenção do Emprego e da Renda. 

Outro exemplo da nossa proatividade é a mudança de procedimentos. Nos restaurantes dos empreendimentos logísticos e automotivos que administramos, os trabalhadores usam um único pegador (individual) para se servir no bufê ou o serviço passou a ser prato feito. São medidas discutidas por restaurantes para a futura reabertura. Onde temos refeitórios, disponibilizamos álcool gel, fizemos demarcação de distanciamento nas mesas, implantamos cadeira sim/cadeira não, disponibilizamos informações de como manter as mãos e o ambiente higienizados, implantamos turnos diferentes e flexibilizamos o horário de almoço, para não ter congestionamento no ambiente.

Aproveitando a baixa ocupação, antecipamos manutenções preventivas e corretivas, como remarcações (pinturas) de áreas. Assim, serviços que eram realizados durante a noite ou aos fins de semana, para diminuir transtornos, agora são feitos durante o dia, sem afetar a operação e reduzindo custos com adicional noturno de pessoal.

Além disso, são realizadas reuniões diárias com os times de jurídico, financeiro, de supply chain e operações. Dessa forma, seguimos na busca contínua pelo aumento da eficiência na gestão dos recursos. Mais do que isso, procuramos formas de aprimorar a nossa atuação.

Assim como as empresas em geral foram desafiadas a se digitalizar rapidamente, também procuramos maneiras de usar a tecnologia a favor do gerenciamento de propriedades. A gestão financeira já é feita remotamente, mas, na questão operacional, há gaps que podem vir a ser sanados com ajuda tecnológica. Acompanhamos as transformações mundo afora para estudar mudanças de protocolos para o “novo normal”.

Por último, mas não menos importante, também consideramos o lado emocional de nossos colaboradores, clientes, fornecedores e ocupantes. Exercemos uma escuta ativa, dando espaço para que compartilhem suas preocupações. Neste sentido, promovemos videoconferências, chamadas de “Coffee Experience”, em que separamos um momento do nosso dia, pegamos uma xícara de café e escolhemos um lugar confortável para trocar experiências do que estamos vivendo. Esse é um momento de descontração com os gerentes dos prédios, para entender o sentimento das pessoas e promover o bem-estar, e mantemos os canais abertos com todos os parceiros, a quem agradecemos a dedicação neste período sem precedentes.

Sabemos que o coronavírus trará impactos profundos e ainda incertos no dia a dia de todos nós e das operações prediais. A tendência é que as pessoas queiram diminuir sua circulação e compartilhar menos o espaço público, o que trará uma nova visão sobre as amenidades nos edifícios. Quanto mais facilidades o empreendimento tiver, melhor. Já estamos desenvolvendo um projeto para isso e, em breve, teremos mais novidades.

Ainda não sabemos quando e como as atividades retomarão o seu ritmo, mas uma coisa é certa: nosso objetivo é garantir um ambiente seguro e adaptado a esse “novo normal” quando isso acontecer. Contem conosco!